Cómo evitar las distracciones en el trabajo para aumentar la productividad

El tiempo es el bien más preciado que tenemos. No podemos malgastarlo. Tanto en la vida personal como en la laboral. Por ello, resulta fundamental para un trabajador competente saber cómo evitar las distracciones en el trabajo.

La gestión eficaz del tiempo permite mantener unos niveles elevados de productividad. Tal situación beneficia a la empresa gracias a una gestión más eficiente de los recursos, una mejora de la calidad y una reducción en los gastos generales. En este artículo te mostraremos cuáles son las distracciones que más tiempo nos roban en el trabajo y como evitarlas.

¿Cuáles son las distracciones en el trabajo más comunes?

Interrumpir constantemente la concentración en el proyecto asignado disminuye la productividad del trabajador, aumentando muchas veces el nivel de estrés por no poder cumplir con las entregas.

Saber reconocer las principales distracciones y cómo enfocarse en el trabajo es muy importante parar ayudar a reducir tales riesgos.

A continuación vamos a ver cuáles son las distracciones más comunes que puedes encontrar en tu entorno laboral.

Comunicación con los compañeros de trabajo

Aunque necesaria en muchos casos, la constante comunicación con los compañeros es quizá la principal causa de distracción en el trabajo. Sobre todo, si se trabaja desde casa y la comunicación es online.

El envío y recepción continua de mensajes con los miembros del equipo de trabajo, ya sea desde el ordenador o el móvil, interrumpe la concentración. Lo que se puede hacer en una hora al final se tarda dos, afectando así a la productividad.

Ruido en la oficina

Los ruidos cotidianos de las oficinas están a menudo tan interiorizados que los trabajadores a veces no se dan cuenta, pero afectan a su rendimiento.

• Ruidos internos: conversaciones telefónicas, movimiento de sillas, tecleo de ordenadores, fotocopiadoras, etc.
• Ruidos externos: sonido del tráfico o de la gente en la calle. Sobre todo en verano, cuando se abren las ventanas en aquellas oficinas que carecen o cuentan con un deficiente sistema de aire acondicionado.

Lo mismo le ocurre a los profesionales que trabajan en remoto desde sus casas. El cuarto utilizado de oficina a menudo sufre los ruidos de la calle, el patio de vecinos o de los propios familiares que viven en casa.

Reuniones de trabajo constantes

Si en los trabajos presenciales tienen cierta frecuencia, en el modelo de trabajo en remoto a veces resultan casi continuas. Así es difícil evitar distracciones en el trabajo.

Las tareas se acumulan mientras el tiempo es destinado a reuniones a menudo prescindibles. Duración excesiva, falta de planificación y poca participación suelen ser los inconvenientes habituales.

Atención continua del teléfono móvil

Es un mal muy extendido en estos tiempos tecnológicos. No podemos dejar de mirar el móvil cada pocos minutos, ya sea mientras comemos, cuando estamos con amigos o trabajando.

¿Cómo evitar distracciones en el trabajo si continuamente nos llegan WhatsApp o mensajes de redes sociales? El tiempo que los trabajadores destinan a leer y contestarlos erosiona drásticamente su productividad diaria.

Mala organización de las tareas a realizar

La procrastinación es el recurso habitual de numerosos profesionales que remolonean en su trabajo para dejar para el final de la jornada, o de la siguiente, los trabajos más complicados.

En lugar de ver cómo enfocarse en el trabajo, prefieren dedicar mucho tiempo a labores sencillas y retrasar la que requieren mayor esfuerzo. Los objetivos diarios no se cumplen, por lo que la productividad decae.

Métodos para evitar las distracciones y aumentar la concentración

Un estudio realizado por la Universidad de California, en Irvine, y Microsoft reveló que la mente necesita algo más de veinte minutos para concentrarse de nuevo tras una distracción en la tarea que realizaba.

Esforzarse en cómo evitar distracciones en el trabajo resulta fundamental para un profesional que trate de mejorar su productividad. Antes de empezar a trabajar debe dejar a su alcance todo lo que vaya a necesitar, abrir únicamente las aplicaciones que necesite y mostrar fuerza de voluntad para concentrarse en la labor a llevar a cabo.

Aquí te trajimos algunos consejos prácticos para que puedas implementarlos en tu día a día.

Apagar el móvil o usar aplicaciones para la concentración

Si el móvil está apagado, las distracciones se reducen muchísimo. Quizá puede resultar una medida un tanto drástica para algunos, pero muy eficaz para aquellos que buscan enfocarse en el trabajo.

No obstante, si no se quiere apagar, se pueden desactivar las notificaciones. Incluso otra opción muy interesante es la descarga de apps de productividad. Gracias a ella puedes bloquear apps y páginas web para que no se abran ni te lleguen notificaciones. Alcanzar la concentración resultará más fácil así.

Aislamiento de los ruidos

Como indicamos anteriormente, las oficinas o la propia casa del trabajador puede constituir una fuente continua de ruidos que generan distracción. Sin embargo, cada vez hay más oficinas que cuentan con espacios aislados de alta concentración para los profesionales que la necesiten.

El trabajador en remoto ubicado en su casa debe intentar instalarse en la zona menos ruidosa y menos propensa a la distracción. El uso, tanto en oficina como en casa, de cascos con música relajante constituye una efectiva opción sobre cómo enfocarse en el trabajo para evitar las incómodas distracciones sonoras.

Fijar horarios para hablar con los compañeros

Los compañeros de equipo colaboran y apoyan en el desarrollo de los proyectos. La comunicación con ellos es necesaria, pero no imprescindible a todas horas. Para evitar desconcentraciones innecesarias, mejor fijar un horario común válido para todos.

Desconectar unos minutos de una gran concentración cada dos o tres horas es bueno. Oxigenas la mente mientras te comunicas relajadamente con un compañero.

Reuniones: pocas y bien planificadas

Como bien dice un acertado refrán: más vale poco y de calidad que mucho y malo. Las reuniones de corta duración, bien planificadas, participativas y sin interrupciones permiten que los profesionales puedan retomar su trabajo con rapidez y eficacia.

La clave es que dichas reuniones tengan un objetivo definido sin desviarse del tema. Una vez transmitida la información y resueltas las dudas, toca trabajar.

Hacer primero las tareas más complicadas

Eat the frog es el término inglés que lo resume. Cómete la rana, diríamos en España. La expresión hace referencia al antiguo concepto de, si te comes una rana al comenzar el día, ya solo queda ir a mejor.

Es decir, un profesional logra ser más productivo si las tareas que menos le apetece hacer las realiza al comenzar su jornada y deja para el resto aquellas que más le gustan. La priorización de tareas es una magnífica idea de cómo evitar distracciones en el trabajo.

Conclusiones

Evitar las distracciones en el trabajo es una tarea que implica para el profesional voluntad y constancia. Si se esfuerza puede reducirlas o incluso casi eliminarlas totalmente. En parte depende de él, en parte de sus jefes de equipo respecto a la constancia de reuniones y comunicaciones.

El objetivo común es mejorar la productividad. De esta manera, el trabajo realizado resulta más efectivo, el tiempo se aprovecha y el profesional puede alcanzar el equilibro deseado entre vida laboral y vida personal.