¿Los trabajadores seguimos perdiendo el tiempo en reuniones innecesarias?

La flexibilidad de los nuevos modelos de trabajo aporta soluciones beneficiosas para empresas y trabajadores, pero también potencia algunos problemas. El de la productividad es uno de ellos, y se tiene muy en cuenta. El cambio del trabajo presencial por modelos híbridos o totalmente en remoto hace que los jefes fomenten la comunicación online con sus equipos. Surgen así reuniones constantes en las que se dedica más tiempo a la coordinación del trabajo que a la realización del trabajo en sí.

Estudio de Asana

La empresa de software norteamericana Asana, cuyo producto más relevante es una plataforma web de gestión del trabajo, ha realizado un interesante estudio sobre el tema.

Su Índice Global Anatomía del Trabajo 2023 ofrece datos sobre la encuesta realizada a más de 9.615 trabajadores de países como Estados Unidos, Reino Unido o Japón, entre otros. El estudio busca conocer actitudes y comportamientos para entender el impacto de la colaboración interfuncional.

Dicho estudio muestra el tiempo que se consume en coordinar las funciones a realizar por los miembros del equipo en lugar de dedicarlo a ejecutar el trabajo asignado.

Las reuniones innecesarias consumen cerca de tres horas y media semanales de los directivos y casi tres de los trabajadores. Los directivos tienen además un 30% más de posibilidades de incumplir sus plazos que los demás trabajadores por culpa de las reuniones presenciales o virtuales.

El tiempo invertido en reuniones de audio y video es mayor incluso que en las presenciales. Las empresas utilizan numerosas aplicaciones para llevar a cabo estos encuentros. Cuantas más aplicaciones se usan, más tiempo y trabajo real se pierde.

Colaboración asíncrona

Es la solución más beneficiosa para todos los interesados. En lugar de reuniones constantes e innecesarias, los jefes de equipo deben buscar modelos de colaboración asíncronos. Es decir, que los equipos de trabajo puedan actuar de manera diferida en el tiempo, sin coincidencia temporal (envío de documentos, videos, etc.). Así consiguen optimizar el tiempo y liberarse de incómodas interrupciones.

Menos reuniones, más claridad de objetivos

De acuerdo con el estudio, la mayoría de los profesionales de empresas colaborativas sienten que su trabajo tiene valor. En aquellas empresas con escaso nivel de colaboración está percepción se reduce al 50%.

La motivación de los directivos resulta fundamental para lograr los objetivos marcados. Cuando los equipos conocen detalladamente el trabajo a realizar, sus integrantes se sienten bien preparados para afrontar cualquier reto.

Los objetivos por tanto deben ser claros para lograr una cooperación fluida y eficaz. Tienen que estar vinculados a los objetivos generales de la empresa. Cuando no lo están pueden caer en una espiral interminable de demandas y entregas.

Según el estudio de Asana, casi el 90% de aquellos trabajadores que tienen objetivos claros, vinculados a los generales, se ven trabajando a largo plazo en la empresa. Los que carecen de ellos ya han empezado a sondear otras opciones laborales para el futuro próximo.

¿Cómo lo hacemos en Cloudworks?

Utilizamos diversos canales de comunicación para fomentar un contacto interno efectivo. Gracias a ellos podemos hacer llamadas para resolver una duda puntual o mandar un email en el caso de que la consulta no sea urgente.

En cuanto a la hora de optimizar las videollamadas que sí son necesarias (opinión de varios departamentos sobre un evento, por ejemplo), seguimos unas pautas preestablecidas. Estas son:

• Índice de los temas a tratar.
• Duración de la exposición de cada apartado.
• Control del tiempo del meeting en general.
• Conclusiones.
• CTA.

Consejos para acabar con las reuniones innecesarias

Para hacer frente a esta pérdida de tiempo en reuniones lo primero es pararse a pensar cuáles son aquellas a las que realmente merece la pena asistir.

Si están bien organizadas, tratan de temas importantes y son eficientes impulsan la colaboración, la motivación y las comunicaciones. Por ejemplo, para solucionar un tema concreto surgido en un departamento.

Aquí van algunas recomendaciones a tener en cuenta:

• Cancelar reuniones innecesarias

Es interesante reflexionar sobre si la información que se quiere compartir se puede realizar a través de otro canal sin implicar a muchos miembros del equipo para evitar interrumpir su trabajo.

Facilitar un informe a todo el equipo, responder a consultas en la aplicación online común o una brevísima reunión de pie de diez minutos bastan para resolver dudas o concretar una idea y continuar trabajando sin más interrupciones.

• Fijar horas o días sin reuniones

El tiempo es muy valioso. Saber administrarlo adecuadamente favorece la productividad.

Establecer que durante uno o varios días de la semana no haya reuniones con tu equipo es una iniciativa muy interesante, la cual facilita la concentración de cada uno de los miembros del equipo de trabajo.

• Establecer un tiempo determinado de duración

Hay reuniones que no pueden durar menos de una hora. Otras en cambio no requieren más de 15 minutos. La clave es planear bien los contenidos a tratar y el tiempo dedicado a cada tema. La suma del tiempo de cada tema da la duración total, aquella que hay que fijar en el cronograma.

Al haber un tiempo estipulado para cada tema los participantes son conscientes de que deben dosificar sus intervenciones para lograr exponer todas sus ideas y poder optimizar la reunión. Así se evita tener que convocar otra para resolver temas que quedaron pendientes.

• Coordinar en el calendario reuniones rápidas con el equipo

Es una buena idea dedicar todos los días unos minutos a una reunión rápida en la que los miembros del equipo resuman el trabajo realizado, el que les queda por hacer y los problemas que creen que les pueden surgir.

Todo ello de pie, mientras se toman un café o se acercan un momento a la mesa del jefe de equipo, facilitando así la escucha activa y el contacto visual.

• Encargar a un integrante del equipo tomar notas

Por último, si antes de empezar hay una persona asignada para tomar notas, los demás pueden participar. Las notas ayudan después tanto a los que no asistieron como a los que sí, recordándoles de lo que se habló y fijando los siguientes pasos a seguir por cada miembro asistente.

Posteriormente, a través de un simple email, las notas se comparten entre todos los integrantes del equipo. ¡Y a trabajar se ha dicho!