Reunionitis: cómo tener reuniones más productivas en el trabajo

Es común que en ocasiones las reuniones de trabajo absorban la mayor parte del día. Desde Cloudworks te queremos ayudar para que puedas conseguir reuniones más productivas y, por lo tanto, disminuir su cantidad y su duración.

Aquí encontrarás 10 consejos para optimizar al máximo tus reuniones de trabajo (empezando por evitarlas siempre que sea posible) y para poder tener más tiempo a disposición para las tareas más importantes y de más impacto.

¿Por qué es fundamental tener reuniones productivas?

A pesar de que las reuniones siempre han sido parte integrante de una empresa, cada vez más personas las consideran como una pérdida de tiempo. Las causas principales se pueden resumir en la incapacidad de resumir los puntos más importantes y la falta de organización. Estos dos puntos resultan en una extensión inútil de la duración de cada reunión, quitando el tiempo a aquellas tareas que, en cambio, aportarían mucho más valor.

De aquí viene la importancia de saber organizar reuniones más productivas, ya que, al contar con una mayor eficiencia, puedes conseguir varios beneficios importantes, como:

• Ahorro de tiempo: Las reuniones bien organizadas son concisas y están centradas en los temas importantes, lo que reduce el tiempo dedicado a discusiones innecesarias. Esto permite a los participantes regresar a sus tareas más rápidamente y ser más productivos en su trabajo diario.
• Mejora de la toma de decisiones: Una reunión bien estructurada facilita la presentación clara de la información y la discusión efectiva de los temas, lo que conduce a decisiones más informadas y consensuadas. Esto ayuda a alinear a todos los miembros del equipo en la misma dirección.
• Incremento de la eficiencia y la productividad: Al definir objetivos claros y asignar tareas específicas durante las reuniones, los equipos pueden trabajar de manera más eficiente y centrarse en alcanzar los resultados deseados. Esto mejora la productividad general del equipo y de la organización.
• Fomento de la colaboración y el compromiso: Las reuniones productivas promueven la participación activa de todos los miembros, lo que fomenta un ambiente de colaboración y compromiso. Los participantes se sienten escuchados y valorados, lo que puede aumentar su motivación y satisfacción laboral.
• Resolución efectiva de problemas: Las reuniones bien organizadas permiten abordar problemas y desafíos de manera estructurada y eficaz. Esto facilita la identificación de soluciones y la implementación de planes de acción, mejorando la capacidad del equipo para superar obstáculos y avanzar hacia sus objetivos.

10 Tips para tener reuniones productivas de trabajo

Basándonos en las sugerencias que Steven Rogelberg propone en su libro “The Surprising Science of Meetings”, te proporcionamos a continuación una serie de consejos para aprender a organizar y liderar reuniones más productivas.

Evita la reunión, si es posible

La primera forma de hacer que tus reuniones sean más productivas es tenerlas solo cuando sean realmente necesarias. Antes de convocar una reunión, siempre habría que preguntarse: ¿realmente necesito la aportación de los demás? Valora el tiempo de la gente, no lo desperdicies.

Muchas veces, los objetivos de una reunión se pueden alcanzar con una simple llamada telefónica o un email. Solo hay tres razones reales para celebrar una reunión:

• Transmitir información
• Identificar problemas
• Tomar decisiones. 

Invita solo a las personas necesarias

Una sala de reuniones repleta de todas las personas del departamento, muchas de las cuales no participarán directamente en el proyecto o la tarea en cuestión, no es productiva.

Una buena regla de oro a seguir es: si no hablan, no son necesarios. No hay nada peor que una reunión que parezca una conferencia.

Por supuesto, es importante que la gente sepa lo que ocurre en la empresa, en qué trabajan los demás y que está por venir, pero para eso están los correos electrónicos, los boletines informativos y los comunicados.

Prepárate antes de tu reunión productiva

Para cumplir con este tip asegúrate de tener al día toda la información necesaria. Crea presentaciones, materiales adicionales, y selecciona el lugar y la hora ideal para todos.

Además, aunque pueda parecer banal, es importante asegurarse de que la sala de reunión cuente con todas las herramientas necesarias, cómo podría ser una TV, y que ya tengas todo configurado antes de empezar. De esta forma evitarás contratiempos que pueden afectar a la duración de la reunión.

Sé puntual

Es importante asegurarse de que se empieza y se termina con la mayor puntualidad posible. Para ayudar a mantener el rumbo, busca formas estratégicas de empezar a tiempo.

Por ejemplo, levántate y cierra la puerta de la sala una vez que todos los participantes estén dentro. O, si se acerca la hora de terminar, interrumpe con tacto en el debate y notifica a los participantes que el tiempo se está acabando. 

Hazla siempre con un organizador

Para tener una reunión productiva, se necesita un facilitador que la dirija. Este organizador es el responsable de establecer el objetivo común, de redactar el orden del día, de registrar las decisiones tomadas y de dirigir los puntos de acción y asignar plazos. Esta figura ayuda a optimizar la productividad de la reunión, evitando la pérdida de tiempo, sobre todo en reuniones con muchos asistentes. 

Marca el propósito de forma muy clara

Explica a la gente por qué quieres celebrar una reunión. Da tiempo a los participantes para que se preparen, investiguen y piensen en su punto de vista sobre los temas que se van a tratar. Para conseguir reuniones productivas es importante que la gente venga preparada.

Deja que todos participen 

Brinda a todos los asistentes a la reunión la posibilidad de expresarse, pero asegúrate de que el debate sea útil. Crea espacios para que intervengan los introvertidos, y controla las intervenciones de los extrovertidos que no aportan valor. 

Envía un resumen por e-mail

Una vez terminada la reunión, escribe un breve email de resumen sobre cómo ha ido y qué decisiones se han tomado. Envíalo a los profesionales implicados: les facilitará tanto a ti como a ellos el seguimiento de todos los avances sobre el tema.

Establece una agenda detallada y compártela con anticipación

Antes de la reunión, crea una agenda detallada que incluya los temas a tratar, el tiempo asignado a cada uno y los objetivos específicos que se quieren alcanzar. Comparte esta agenda con todos los participantes con suficiente antelación para que puedan prepararse adecuadamente.

Una agenda clara y estructurada ayuda a mantener el enfoque durante la reunión y asegura que todos estén alineados sobre lo que se espera lograr.

Utiliza herramientas de colaboración en tiempo real

Aprovecha las herramientas de colaboración en línea, como pizarras virtuales, documentos compartidos o aplicaciones de gestión de tareas, para facilitar la interacción y el intercambio de ideas durante la reunión.

Estas herramientas permiten a los participantes contribuir de manera activa y simultánea, lo que puede hacer que la reunión sea más dinámica y efectiva. Además, facilitan el seguimiento de los puntos discutidos y las decisiones tomadas, mejorando la transparencia y la continuidad del trabajo después de la reunión.

¿Cuánto debería durar una reunión productiva?

Existen diferentes tipos de reuniones productivas, y su duración dependerá de la complejidad del tema a tratar. A continuación, te mostramos algunos ejemplos.

Tipo de reunión	Duración ideal de la reunión
Junta del equipo	De 15 a 30 minutos
Toma de decisiones	Dependiendo del tipo de decisión, puede ser un par de horas o un día entero
Reflexión	30 minutos durante cada semana del proyecto
Brainstorming	De 40 minutos a 1 hora
Uno a Uno	30 minutos a 1 hora
Estratégica	60 a 90 minutos

Conclusiones sobre las reuniones productivas

Cómo pudiste ver, el saber organizar y liderar reuniones productivas es fundamental para evitar pérdidas de tiempo valioso. Ahora que ya tienes todos los trucos para sacar el máximo provecho a tus reuniones, solo te falta contar con el mejor espacio.

En Cloudworks contamos con salas de reuniones para acoger entre 2 y 80 personas. Todas nuestras salas están equipadas con pantallas, pizarras e internet de alta velocidad. Contacta ahora con nosotros y descubre todo lo que te ofrecen nuestros espacios de reuniones.