8 Tips fundamentales para tener una reunión de trabajo productiva

Es común que en ocasiones las reuniones de trabajo absorban la mayor parte del día. En Cloudworks te mostramos los mejores tips para economizar tu tiempo y sacar el máximo partido a tus reuniones.

¿Cuál es el problema de las reuniones poco productivas?

Las empresas nunca habían estado tan preparadas para dirigir reuniones con éxito como ahora. Entonces, ¿por qué hay tantos participantes que piensan que son una pérdida de tiempo? Las causas principales pueden desglosarse en tres sencillas categorías: personas, procesos y tecnología.

Las personas tienen una gran influencia en el desarrollo de las reuniones pero hay prácticas que se deben evitar:

• Dejar que los extrovertidos dominen las discusiones.
• Permitir que solo los líderes hablen a los trabajadores en lugar de participar en discusiones significativas. 

El papel del proceso en las malas reuniones incluye: 

• Permitir que las reuniones se alarguen demasiado.
• Ir en círculos y no seguir un orden claro. 
• No tener una agenda con puntos a tratar y hacerle seguimiento.
• Definir acciones a tomar y los responsables de cada una de ellas. 

Por otro lado, tener un abanico de herramientas que no se conectan a la perfección puede resultar abrumador para los participantes en la reunión y causar estrés y frustración. La tecnología debe ayudarte a mejorar las cosas, no a complicarlas. 

Ahora que ya sabemos cuáles son las causas de las malas reuniones, te presentamos las soluciones para tener juntas de trabajo más productivas. 

Tips para tener reuniones productivas de trabajo

Steven Rogelberg es investigador y consultor a nivel internacional, especializado en liderazgo, equipos, bienestar y compromiso organizacional. También es autor del libro “The Surprising Science of Meetings”, en donde presenta esta serie de consejos para tener reuniones más productivas en el trabajo. 

Evita la reunión, si es posible

No estamos siendo sarcásticos, la primera forma de hacer que tus reuniones sean más productivas es tenerlas solo cuando sean realmente necesarias. Si eres tú quien la convoca, pregúntate: ¿realmente necesitas la aportación de los demás? Valora el tiempo de la gente, no lo desperdicies. 

Sabemos que esto parece una obviedad, pero hay personas que convocan reuniones cuando basta con una llamada telefónica o un email. Solo hay tres razones reales para celebrar una reunión: transmitir información, identificar problemas y tomar decisiones. 

En una entrevista con la Universidad de Wharton, Rogelberg habla sobre este tema y advierte que llamar a reuniones continuas y sin propósito es un mal hábito que tienen las organizaciones. 

Invita solo a las personas necesarias

Una sala de reuniones repleta de todas las personas del departamento, muchas de las cuales no participarán directamente en el proyecto o la tarea en cuestión, no es productiva.

Una buena regla de oro a seguir es: si no hablan, no son necesarios. No hay nada peor que una reunión que parezca una conferencia. Invitar a los que necesitan estar allí significa en algunos casos incluir a los críticos y detractores porque generarán otros aportes y diferentes puntos de vista. 

Por supuesto, es importante que la gente sepa lo que ocurre en la empresa, en qué trabajan los demás y que está por venir, pero para eso están los correos electrónicos, los boletines informativos y los comunicados.

Prepárate antes del meeting

Para cumplir con este tip asegúrate de tener al día toda la información necesaria. Crea presentaciones, provee materiales, y selecciona el lugar y la hora ideal para todos. 

Sé puntual

Es importante asegurarse de que se empieza y se termina con la mayor puntualidad posible. Para ayudar a mantener el rumbo, busca formas estratégicas de empezar a tiempo. 

Por ejemplo, levántate y cierra la puerta de la sala una vez que todos los participantes estén dentro. O, si se acerca la hora de terminar, interrumpe con tacto en el debate y notifica a los participantes que el tiempo se está acabando. 

Hazla siempre con un organizador

Se necesita un facilitador que dirija la reunión. Este organizador es el responsable de establecer el objetivo común, de redactar el orden del día, de registrar las decisiones tomadas y de dirigir los puntos de acción y asignar plazos. Esta figura ayuda a optimizar la productividad de la reunión, evitando la pérdida de tiempo. 

Marca el propósito de forma muy clara

Explica a la gente por qué quieres celebrar una reunión. Da tiempo a los participantes para que se preparen, investiguen y piensen en su punto de vista sobre los temas que se van a tratar. Para conseguir reuniones productivas es importante que la gente venga preparada. 

Deja que todos participen 

Brinda a todos los asistentes a la reunión la posibilidad de expresarse, pero asegúrate de que el debate sea útil. Crea espacios para que intervengan los introvertidos, y controla las intervenciones de los extrovertidos que no aportan valor. 

Envía un resumen por e-mail

Una vez terminada la reunión, escribe un breve resumen de cómo ha ido y qué decisiones se han tomado. Envíalo a los profesionales implicados: les facilitará tanto a ti como a ellos el seguimiento de todos los avances sobre el tema.  

Ejemplos de reuniones con una duración efectiva

Existen diferentes tipos de reuniones productivas dependiendo de la duración de la misma. A continuación te explicamos algunos ejemplos.

Tipo de reunión	Duración ideal de la reunión
Junta del equipo	De 15 a 30 minutos
Toma de decisiones	Dependiendo del tipo de decisión, puede ser un par de horas o un día entero
Reflexión	30 minutos durante cada semana del proyecto
Brainstorming	De 40 minutos a 1 hora
Uno a Uno	30 minutos a 1 hora
Estratégica	60 a 90 minutos

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