Objetivos de un proyecto: qué son, cómo definirlos y cómo evaluarlos

Los objetivos de un proyecto tienen siempre un propósito concreto: desglosar los pasos clave para conseguir el éxito del mismo. Establecer estos objetivos permite a los equipos identificar bien en qué deben focalizar su trabajo. También sirve eficazmente para saber a qué dedicar los recursos disponibles y cómo el cometido que llevan a cabo sirve a objetivos empresariales y organizativos más amplios.

En este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber sobre cómo definir los objetivos de tu proyecto, qué tipo de objetivos existen y cómo evaluarlos para que los resultados reflejen siempre la realidad de tu empresa.

¿Qué son los objetivos de un proyecto y para qué sirven?

Los objetivos de un proyecto son los resultados que necesitas alcanzar durante el desarrollo de tus proyectos. Estos influirán directamente en todas las decisiones a tomar durante el ciclo de vida del proyecto y por tal razón es importante definirlos con claridad y precisión.

Para que tus objetivos sean de valor, es muy importante que se puedan medir fácilmente en cada momento. Esto te ayudará a mantener una visión clara sobre el desarrollo del proyecto, permitiéndote detectar posibles problemas o cuellos de botella.

Tipos de objetivos

Un aspecto fundamental cuando hablamos de objetivos de un proyecto es saber distinguir los diferentes tipos que existen, ya que cada uno impactará en un punto diferente de tu proyecto. Por esto, a continuación, vamos a ver como se dividen y cuando hay que utilizar uno u otro.

Objetivos cualitativos vs. objetivos cuantitativos

Los objetivos cuantitativos pueden traducirse en datos concretos y sus resultados son verificables a corto plazo. Se pueden utilizar parámetros tradicionales, como la facturación o el volumen de ventas, o vinculados al Marketing Digital, como el alcance o la interacción. Algunos ejemplos pueden ser:

• Obtención de beneficios
• Incremento de clientes
• Reducción de costes
• Crecimiento en redes sociales

Los objetivos cualitativos, por otro lado, tienen una consideración menos tangible y más subjetiva que los anteriores. Por ejemplo, si lo que se pretende es crear un ambiente laboral positivo y colaborativo, será difícil medirlo en términos numéricos. No obstante, su impacto se verá reflejado en la mejora de la productividad y bienestar de los trabajadores. Algunos de estos objetivos pueden ser:

• Fidelización de clientes
• Potenciación de marca
• Mejora de reputación

Objetivos generales vs. objetivos específicos de un proyecto

Según la función de las metas establecidas, podemos hablar de:

• Objetivos generales: expresan de manera clara, realista y precisa cuál es el fin último que se quiere conseguir con la culminación del proyecto. La meta principal que se busca puede ser, por ejemplo, el incremento de las opciones de contacto para el equipo comercial.
• Objetivos específicos: constituyen los distintos escalones a subir antes de llegar a la cima en la que se encuentra el objetivo general. La conquista de cada escalón debe contar con una serie de indicadores y procedimientos para medir los resultados que proporciona el ascenso. Si en el ejemplo anterior el objetivo general era incrementar los contactos, un pequeño hito en el camino será crear un blog corporativo con contenido interesante destinado a generar conversiones.

Cómo definir y redactar los objetivos de un proyecto

Para una definición eficaz de objetivos es bueno centrarse en aquellas metas que puedan ser cuantificables. Como indicamos antes, la posibilidad de medir los resultados hace posible valorar los avances destinados a lograr el éxito final. Para llegar a él será necesario fijar objetivos específicos que impulsen el progreso del proyecto.

Hay que ser realistas y conscientes también de los recursos disponibles para la ejecución del proyecto. Si se fija un objetivo general sin tener en cuenta que no hay suficientes recursos, se producirá frustración.

Para redactar el objetivo general de un proyecto, una opción interesante es hacer una declaración de visión. Esta consiste en una descripción genérica que sintetiza la orientación y aspiraciones del proyecto. De ahí, se pasaría a redactar las metas generales y, por último, los objetivos del proyecto.

Diferencia entre los objetivos de un proyecto y los objetivos de una empresa

Los primeros son únicamente indicadores del cumplimiento de proyectos individuales. Su misión es guiar al equipo de trabajo a la hora de evaluar el éxito de su actuación.
Los objetivos de una empresa, en cambio, abarcan mucho más. Sirven para definir la trayectoria y el ritmo de funcionamiento del negocio. Suelen ejercer de guía a largo plazo, indicando por ejemplo dónde aspira a llegar la empresa en un semestre o en un año.

Cómo evaluar los objetivos de un proyecto

Para poder evaluar correctamente los objetivos de un proyecto, hay que basarse en la medición y análisis del nivel de progreso de cada miembro del equipo en los objetivos fijados para su rol. A través de esto podrás determinar su éxito en la consecución de las tareas encargadas, detectar áreas de mejora y proporcionar feedback.

Los objetivos del proyecto tendrán más posibilidades de cumplirse si, gracias a la evaluación, los miembros del equipo refuerzan su sentido de pertenencia, obtienen una retroalimentación de calidad y son más colaborativos.

La evaluación de los objetivos puede llevarse a cabo eligiendo entre dos de las metodologías más útiles existentes hoy en día:

• Metodología SMART: define metas y fija qué lograr, cómo y cuándo.
• Metodología OKR: determina metas a alcanzar y acciones cuantificables necesarias para lograrlas.

Cómo utilizar el método SMART para fijar objetivos con éxito

El método SMART es el acrónimo de las palabras inglesas utilizadas para definir los objetivos: Specific (específicos), Measurable (medibles), Achievable (alcanzables), Realistic (realistas), Time-bound (temporales).

• S (Específicos): todo objetivo debe mostrarse de forma clara y precisa, alejado de cualquier clase de ambigüedad.
• M (Medibles): la posibilidad de medir el objetivo permite saber cómo avanza el trabajo del equipo. Para ello se utilizan indicadores de desempeño.
• A (Alcanzables): los objetivos deben ser posibles, alcanzables. Es necesario establecerlos teniendo en cuenta los recursos disponibles y las capacidades del equipo.
• R (Realistas): Los objetivos pueden ser alcanzables, pero a veces no ser realistas. Si para llegar a un objetivo alcanzable los integrantes del equipo deben trabajar numerosas horas extra durante meses, el objetivo no es realista.
• T (Temporales): delimitar el plazo en el que lograr el objetivo permite a los miembros del equipo priorizar sus tareas.

Conclusiones

Determinar los objetivos de un proyecto ayuda a que el equipo mantenga una dirección de actuación clara, alinee su trabajo y sea más productivo. Los problemas surgen cuando no son definidos con precisión antes de comenzar el proyecto.

Los objetivos deben ser alcanzables, específicos y de una duración limitada. Es la mejor manera de poder medirlos, analizar los progresos y corregir los fallos existentes para lograr el éxito del proyecto.