6 razones por las que contratar a un Office Manager

El establecimiento de las prioridades laborales y la coordinación y supervisión de las tareas administrativas de la empresa son las principales obligaciones del Office Manager o Director de oficina. 

Salvo en las grandes empresas, donde cada departamento tiene su propio director, en el resto, el cometido de este puesto abarca desde las tareas administrativas hasta la elaboración de presupuestos o la facturación.

El Office Manager trabaja para que las operaciones diarias de la oficina funcionen sin problemas. Tal puesto requiere la flexibilidad necesaria para adaptarse y resolver con eficacia las diversas situaciones que se presenten.

Sus tareas y responsabilidades dependerán del tipo de empresa para la trabajen. Firmas de abogados, clínicas, empresas de logística… Su supervisor inmediato suele ser el director general, el gerente senior o cualquier otro ejecutivo de la compañía.

Tareas y responsabilidades del Office Manager

• Gestión de la agenda de la Dirección General.
• Atender solicitudes y tramitar requerimientos de la Dirección General.
• Crear y coordinar invitaciones de reuniones programadas por la Dirección General.
• Gestión de: viajes, compra y control de productos de oficina, control de expedientes de los colaboradores…
• Seguimiento y administración de bases de datos y plataformas corporativas.
• Apoyo general a requerimientos de Recursos Humanos.

6 motivos por los que es necesario un Office Manager

Puede que la estrategia de gestión de la oficina funcione bien cuando la plantilla se compone tan solo de quince o veinte empleados. Sin embargo, una vez que la empresa supera su fase inicial, el incremento de personal obliga a una adaptación de la estrategia a la nueva situación.

En caso contrario, la compañía seguramente comenzará a mostrar dificultades a la hora de mantener el ritmo de trabajo. Resulta imprescindible entonces contratar la figura del Director de oficina. Conozcamos 6 razones fundamentales por las que tomar esta decisión.

Crecimiento y gestión de los Recursos Humanos

Cuando la empresa crece, también lo hace su necesidad de espacio, de personal y de recursos. Todo ella implica una mayor carga de trabajo para gestionar este crecimiento.

La figura del Office Manager se encarga entonces de redactar las descripciones de los puestos de trabajo, contratación, filtro de currículums… Una vez contratados los nuevos empleados, entre sus labores también suelen estar las de la formación de los mismos, la elaboración de manuales de oficina o la gestión de preguntas sobre las prestaciones o el tiempo libre remunerado. 

Creación de cultura de oficina

Al tratarse de una de las pocas personas que interactúan habitualmente con trabajadores de todos los niveles y departamentos, su posición es ideal para fomentar la cultura de oficina. 

Algo que consigue mediante la planificación de fiestas, retiros, horas felices u otros eventos participativos. Su acceso y familiaridad con el personal potencia la participación y el entusiasmo del mismo.

Gestión administrativa

Cuando se desbordan las tareas vinculadas a los sistemas de archivo, reprogramación de reuniones o distribución de correo, el Office Manager es imprescindible para restablecer el orden. 

Gracias a su organización y distribución eficiente de la información los problemas del día a día se ven reducidos. Delegar las tareas secundarias permite que se centre en los detalles administrativos más importantes de la oficina.

Mantenimientos de edificios e instalaciones

Su trabajo resulta invisible a menudo. Desde la supervisión de los contratos con los proveedores hasta la facturación, pasando por ejemplo por la negociación de acuerdos sobre el software de la oficina. 

Ello implica que estén pendientes del pago de la factura de la luz, que la climatización funcione correctamente o que no haya grifos que goteen.

Suministros e inventario

Relacionado con el apartado anterior, dentro de su gestión invisible está el control del abastecimiento de suministros esenciales. La supervisión de su presupuesto mensual, control de facturación y reposición de dichos suministros evita que nunca haya carencia de ellos.

Gestión de reuniones, eventos e invitaciones

El Director de Oficina representa en numerosas ocasiones la imagen de la empresa. Entretener a clientes potenciales o recibir a socios comerciales son otras de sus importantes funciones. 

En el desempeño de su cargo le corresponde también ocuparse de la organización de eventos de la empresa:

• Envío de invitaciones vía correo electrónico.
• Reserva de salas. 
• Catering.
• Colaboración con socios externos en lo relativo al montaje, tecnología y demás necesidades del evento.
• Recepción de invitados.

Al asumir todas estas funciones los directores generales y el equipo directivo podrán centrarse en causar buena impresión y tratar de hacer buenos contactos o cerrar interesantes negocios. 

En Cloudworks esperamos que nuestro artículo sirva para que tengáis claras las funciones del Office Manager. Una figura fundamental para aquellas empresas en fase de crecimiento donde el aumento de personal incrementa el trabajo relativo a los recursos humanos y la administración.

En algunos casos, un buen software de gestión de oficina ayuda a solventar la carga de trabajo. Sin embargo, es difícil que sustituya los conocimientos, la experiencia y el toque humano que puede aportar un profesional de estas características.