Conocimiento
4 Métricas para organizar el espacio de trabajo en tu oficina
febrero 14 / 2023
La utilización del espacio de trabajo de una manera racional y eficiente constituye un factor fundamental para intentar conseguir la diferenciación. Conocer bien cómo funciona una oficina permite adaptarla con éxito a las nuevas necesidades.
De esta manera es posible darle mejor uso a los recursos y los trabajadores desarrollan su labor más a gusto, favoreciendo su productividad. Con una oficina más eficiente, las probabilidades de captar y retener valor se incrementan considerablemente.
Beneficios de un correcto empleo del espacio
- Reducción de costes
Una vez que tenemos constancia exacta de los metros cuadrados infrautilizados la solución es fácil: o los destinamos a satisfacer una nueva necesidad o nos deshacemos de ellos para reducir costes.
- Mejoría de la experiencia en el lugar de trabajo
Controlar todas las posibilidades que tiene un espacio laboral permite tomar las decisiones más beneficiosas para los trabajadores. El objetivo es mejorar su experiencia en el lugar donde desarrollan la actividad. Un cuidado que repercute a su vez en el compromiso y en la retención de empleados.
- Atención de necesidades reales
En toda empresa, cada trabajador siempre tiene una o varias peticiones que hacer. Cuando están vinculadas con el uso de su espacio de trabajo, los gestores de las instalaciones deben estudiarlas bien. Conocer cómo es la utilización del espacio en el que se desenvuelven proporciona la información necesaria para saber lo que realmente necesitan.
- Fomento de la sostenibilidad
Las oficinas eficientes consiguen identificar áreas en las que es posible reducir el uso de los servicios públicos o reutilizar el espacio en lugar de tratar de ampliarlo más. Una iniciativa ecológica comprometida con el objetivo de hacer el mundo más sostenible.
4 prácticas métricas para una efectiva utilización del espacio
Con los datos obtenidos con dichas métricas es posible descubrir cómo utilizan los trabajadores su espacio y si éste rinde lo necesario. Una vez asimilada la información es momento de tomar las decisiones destinadas a la optimización del espacio.
- Pico de ocupación
Esta métrica nos permite identificar cuáles son los días y horas en los que es máxima la utilización del espacio. Se puede seguir tanto la ocupación de todo el edificio como de áreas individuales.
Con estos datos sobre la mesa es posible realizar los cambios necesarios que garanticen la demanda de mesas específicas, salas silenciosas, así como de otros recursos de la oficina.
En caso de que la demanda supere a la oferta es adecuado ajustar el horario para equilibrar la ocupación durante la semana. De este modo hay una mejor asignación de recursos y la oficina mantiene su funcionamiento sin problemas.
- Utilización media
El índice de utilización media muestra el tiempo habitual que los trabajadores invierten en el espacio a medir. Cuanto mayor sea la utilización media, mayor valor tendrá ese espacio.
El cálculo de este índice se obtiene tomando el número de trabajadores presentes en el espacio, dividiéndolo a continuación por la capacidad de la oficina y promediando por último el resultado a lo largo de un periodo de tiempo.
Queremos saber, por ejemplo, qué día de la semana tiene la oficina el mejor índice de utilización. Si se trata de cada día de la semana, hay que calcular el índice de utilización de cada hora y hacer una media de toda la jornada laboral. De este modo conocemos la utilización media diaria y podremos determinar cuáles son los días de mayor actividad.
Con esta métrica suele producirse un choque entre experiencia y eficiencia. Trata de conseguir una oficina eficiente, sin malgastar espacio, pero respetando también la experiencia de los trabajadores. Estos no deben sentirse hacinados en su espacio de trabajo. Es importante escuchar la opinión antes de tomar decisiones.
- Zonas de alto tráfico
Los espacios con alto tráfico en la oficina necesitan de una mayor limpieza. También precisan con más frecuencia de mantenimiento e inventario. Es la manera de conseguir unas condiciones higiénicas y de funcionamiento adecuadas.
Por tanto, esta métrica ayuda a conocer dónde se encuentran estas zonas y cuándo hay mayor número de personas en ellas. Pongamos el caso de la cocina o la sala para el café. El tráfico intenso implica que son servicios valorados por los trabajadores, aunque esto conlleve que se ensucien con rapidez. Mantenerlos limpios y bien abastecidos optimiza el servicio para quienes los disfrutan.
- Utilización real de las salas de reuniones y escritorios
Conseguir una oficina eficiente no solo depende de una distribución del espacio conforme a las necesidades. Los trabajadores deben tener acceso disponible a las salas colaborativas y de reuniones, así como a sus escritorios. Y usarlos.
El control de la utilización real de estos espacios permite saber si su rendimiento es el que se espera o resulta inferior. Para conocer cuáles son los índices de utilización de espacios de trabajo concretos hay que tomar el número de salas de reuniones o de escritorios ocupados durante un día concreto y dividirlo por el número total de esos espacios específicos.
El objetivo es acabar con las llamadas reuniones fantasma. Es decir, aquellas que son programadas, pero a las que no asiste nadie. Problema que se hace crónico cuando las reservas son recurrentes, las reuniones no tienen lugar y nadie las cancela.
En Cloudworks nos preocupamos porque la utilización del espacio sea siempre la adecuada. En nuestras ubicaciones cada espacio tiene una función concreta y es optimizado con la presencia de los cloudworkers al desarrollar su trabajo, mantener una reunión o disfrutar de un momento de relax. ¡Conoce nuestras instalaciones y compruébalo!
