Aprende a gestionar tus emails y evita la ansiedad

Comenzamos una nueva jornada de trabajo. El ritual de inicio no varía apenas de un día a otro. Al revisar el correo electrónico resoplamos agobiados por los numerosos emails que saturan la bandeja de entrada. Una especie de Día de la Marmota donde los mensajes ejercen siempre de incómodos protagonistas.

Este alto volumen de comunicaciones provoca lo que se denomina ansiedad de email. Un estado estresante que por lo general reduce la productividad del profesional que la sufre. 

El poco tiempo que pretendemos destinar a la lectura, así como el trabajo pendiente, dan lugar a una apresurada y discutible criba que a menudo pasa por alto emails realmente importantes.

Encuesta de Mailbird

La aplicación de gestión de correo electrónico para el escritorio Mailbird, realizó una encuesta sobre el exceso de correos electrónicos que reciben los trabajadores durante la jornada. 

Según sus datos, el 40% de los trabajadores reciben entre 61 y 100 correos electrónicos al día. Sin embargo, únicamente un 10% de los que ocupan su bandeja de entrada tienen relevancia real para el desempeño de su labor. 

Tal cantidad de correos genera la ansiedad de email y dificulta el hallazgo de los mensajes valiosos. La encuesta recogió también que un tercio de los profesionales consultados dedica entre 3 y 5 horas semanales a gestionar sus bandejas de entrada. Un 39% necesitaba más de 6 horas semanales para dicha tarea. 

Frustración y pérdida de tiempo son las consecuencias derivadas de esta habitual desazón de email. Hoy en día, gracias al acceso constante del correo electrónico en nuestros smartphones, el goteo de emails resulta interminable.

Un 71% de trabajadores indicó que podía lidiar fácilmente con el estrés si estaban unas pocas horas sin revisar el correo electrónico. No obstante, solo el 51% no se estresaba si permanecía el fin de semana ignorando estas notificaciones.

Reduce tu ansiedad de email con estas dos estrategias 

• Borrar aquellas aplicaciones vinculadas con el trabajo

Hablamos sin duda de una medida radical, pero muy efectiva. Eliminamos de nuestro Smartphone y Tablet personal cualquier tipo de material conectado al trabajo. 

Es importante también que se lo hagamos saber a jefes y compañeros. Con esta acción disminuiremos considerablemente el estrés que produce revisar constantemente la bandeja de entrada. 

Dejar clara nuestra postura facilita que los demás la entiendan y respeten. Fuera de la jornada laboral no tenemos por qué estar continuamente pendientes de asuntos del trabajo. El tiempo libre es muy valioso y no podemos malgastarlo ni viciar su calidad con ansiedades de email.

Una vez establecida esta norma con nuestro entorno laboral más directo, nos queda cumplirla personalmente cada día. Nada de “voy a echar un vistazo”, “solo un momentito”, “a ver si me han mandado algo…”, etc. Evitar tan adictivas consultas suele costar al principio, pero luego se sobrelleva sin esfuerzo al mejorar nuestra calidad de vida.

• Correcta gestión del tamaño de la bandeja de entrada

Hay casos en los que opción de desconectarse unas horas respecto a jefes o equipos de trabajo no es negociable. Cuando esta situación ocurre la adecuada gestión del tamaño y entradas del buzón de correo electrónico es básica. 

Entre las opciones más efectivas para llevar a cabo esta gestión tenemos:

1. Darse de baja en aquellos boletines que nunca leemos. La encuesta antes citada refleja que un 60% de los trabajadores que los eliminan mejoran su gestión de la bandeja de entrada. Disminuye también así algo su ansiedad de email.

2. Establecer filtros en los emails según su prioridad. De esta manera quedan fuera de nuestra bandeja de entrada principal los que carecen de verdadera importancia. Podemos agrupar los correos de ciertos remitentes en una sección etiquetada como de baja prioridad. 

3. Encontrar las fuentes de los emails entrantes que no interesan y eliminarlos. Aquellos que provienen de campañas de marketing, redes sociales, spam, suscripciones, noticias del sector… Tan solo hay que llegar hasta la fuente y suprimirla. 

4. Consultar el email únicamente dos veces al día. Sabemos que la consulta lleva su tiempo, por lo que debemos administrarlo bien. En lugar de comprobar el correo constantemente es más efectivo hacerlos dos veces al día.

Las once de la mañana y las cuatro de la tarde son dos opciones muy prácticas. Sobre esas horas habrá suficientes mensajes que revisar y no ralentiza las tareas de primera hora de la mañana ni satura la bandeja de entrada al final del día. Además, si borramos los leídos y los no importantes dejamos la bandeja limpia para el día siguiente. 

En Cloudworks creemos firmemente en el concepto de la desconexión laboral. Los profesionales deben relajarse y descansar fuera de su jornada de trabajo. Por ello contamos con espaciosas terrazas y acogedoras cafeterías en donde los coworkers disfrutan de parte de sus momentos de descanso.

También resultan un lugar ideal de enriquecimiento personal, ya que potencian las relaciones sociales mientras se disfruta de unas magníficas vistas y se saborea un buen café. A lo que hay que añadir los diferentes eventos e iniciativas de comunidad que promovemos constantemente.

Conoce nuestras diversas ubicaciones en Madrid y Barcelona y verás cómo estás de acuerdo. Una visita virtual a través de la página de Cloudworks te ayudará a hacerte una idea de lo que te vas a encontrar. ¿A qué esperas?