Qué es una oficina virtual: El futuro (presente) de las empresas

¿Te has preguntado alguna vez qué es una oficina virtual y cómo puede beneficiar a tu negocio? Si la respuesta es sí, estás en el lugar adecuado. Las oficinas virtuales se han convertido en uno de los modelos de trabajo más eficientes en la actualidad.

En este artículo te vamos a explicar todo lo que necesitas saber sobre este concepto que cada vez gana más adeptos en el mundo empresarial. Además, conocerás las diferencias principales entre una oficina tradicional y una virtual, y las ventajas que esta última aporta.

¿Qué es una oficina virtual y cuál es su objetivo?

Una oficina virtual es una solución que permite a los profesionales y a las empresas trabajar desde cualquier lugar, sin necesidad de tener un espacio físico propio. Se trata de contratar una serie de servicios que facilitan el desarrollo de la actividad profesional, como un domicilio fiscal, una atención telefónica, una gestión de correo y paquetería, un acceso a salas de reuniones, etc.

El objetivo de la oficina virtual es ofrecer una imagen profesional y de confianza a los clientes, proveedores y socios, así como reducir los costes fijos y aumentar la flexibilidad y la productividad. Con una oficina virtual, puedes tener presencia en una ubicación estratégica, sin tener que pagar un alquiler ni unos gastos de mantenimiento.

¿Qué servicios ofrece una oficina virtual?

Los servicios que ofrece una oficina virtual pueden variar según el proveedor y el plan que se elija, pero en general suelen incluir los que te detallamos a continuación.

Domiciliación fiscal y comercial

Es el servicio básico de una oficina virtual, que consiste en asignar una dirección física a tu negocio, que puedes usar para darte de alta en Hacienda, en la Seguridad Social, en el Registro Mercantil, etc. También puedes usarla para recibir tu correspondencia y tus paquetes, que el proveedor se encargará de gestionar y reenviar según tus indicaciones.

Atención telefónica personalizada

Es el servicio que te permite tener un número de teléfono propio para tu negocio, que será atendido por un equipo de profesionales que se identificarán con el nombre de tu empresa y seguirán tus instrucciones. Así, podrás dar una mejor atención a tus clientes y no perder ninguna llamada importante.

Acceso a salas de reuniones y despachos

Es el servicio que te permite disponer de un espacio físico para reunirte con tus clientes, proveedores o socios, o para trabajar de forma puntual. El proveedor te facilitará el acceso a salas de reuniones y despachos equipados con todo lo necesario, que podrás reservar por horas o por días, según tus necesidades.

Servicios y herramientas de oficina virtual

Son los servicios complementarios que te ayudan a optimizar tu trabajo, como el acceso a internet, la impresión, el escaneo, el fax, el envío de emails, la gestión de agenda, la reserva de viajes, etc. Algunos proveedores también ofrecen servicios de asesoría, contabilidad, marketing, entre otros.

Para quién está indicada

El concepto de oficina virtual se ha convertido en una solución de espacio de trabajo popular para autónomos y empresarios que trabajan desde casa, pero desean una dirección comercial más profesional para su empresa.

Brinda a los dueños de negocios todos los beneficios de una oficina física sin el costo de alquilar un espacio real. Una dirección comercial virtual puede ayudar a agregar credibilidad a un negocio, lo que facilita atraer clientes con más éxito.

En otras palabras, una oficina virtual está indicada para cualquier profesional o empresa que quiera trabajar de forma remota, sin tener que invertir en un espacio físico propio. Algunos de los perfiles que más se benefician de una oficina virtual son:

• Emprendedores y autónomos: Si estás empezando tu proyecto y no tienes un presupuesto suficiente para alquilar una oficina, o si prefieres trabajar desde casa o desde un coworking, una oficina virtual te permite tener una dirección fiscal y comercial, una atención telefónica y un acceso a salas de reuniones, sin tener que pagar una cuota mensual elevada.
• Pymes y startups: Si tienes una pequeña o mediana empresa, o una startup en fase de crecimiento, una oficina virtual te permite ahorrar en costes fijos y tener una mayor flexibilidad. Además, puedes tener presencia en diferentes ciudades o países, sin tener que abrir una sucursal en cada lugar.
• Empresas consolidadas: Si tienes una empresa consolidada y quieres expandir tu mercado, una oficina virtual te permite testar nuevos mercados y captar nuevos clientes, sin tener que asumir un riesgo elevado. También puedes usar una oficina virtual para delegar algunas tareas administrativas y centrarte en tu actividad principal.

Ventajas y desventajas de las oficinas virtuales

Si sueñas con disfrutar de un entorno empresarial sin estrés que te brinde la libertad de trabajar en horarios y lugares flexibles, las oficinas virtuales son lo que debes considerar. Sin embargo, así como las ventajas, también hay que analizar detenidamente las desventajas que una oficina virtual puede conllevar.

Por esto, a continuación, te resumimos tanto los pros como los contras de este nuevo tipo de oficina.

Ventajas

• Ahorro de costes: Una de las principales ventajas de una oficina virtual es que te permite ahorrar en costes fijos, como el alquiler, los gastos de mantenimiento, el mobiliario, los suministros, etc. Así, puedes destinar ese dinero a otras áreas de tu negocio.
• Flexibilidad y movilidad: Otra ventaja de una oficina virtual es que te ofrece una mayor flexibilidad y movilidad, ya que puedes trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin depender de un horario ni de un espacio determinado. Esto te permite adaptarte mejor a las necesidades de tus clientes y a las circunstancias del mercado, así como conciliar tu vida personal y profesional.
• Imagen profesional y de confianza: Una oficina virtual también te ayuda a mejorar tu imagen profesional y de confianza, ya que te permite tener una dirección en una ubicación estratégica, una atención telefónica personalizada y un acceso a salas de reuniones y despachos. Así, puedes transmitir una mayor seriedad y solvencia a tus clientes, proveedores y socios, y diferenciarte de tu competencia.

Desventajas

• Falta de contacto personal: Una de las posibles desventajas de una oficina virtual es que puede generar una falta de contacto personal, tanto con tus clientes como con tus colaboradores. Esto puede dificultar la comunicación y la fidelización. Para evitarlo, es importante mantener una comunicación fluida y frecuente, usando diferentes canales, como el teléfono, el email, las videollamadas, entre otros. También es conveniente organizar reuniones presenciales de forma periódica, para reforzar la relación.
• Dificultad para controlar el trabajo: Otra posible desventaja de una oficina virtual es que puede resultar más difícil controlar el trabajo, tanto el propio como el de los demás. Para evitarlo, es importante establecer unos objetivos claros y medibles, unos plazos de entrega y unos indicadores de seguimiento muy claros.
• Dependencia de la tecnología: Por último, una oficina virtual implica una mayor dependencia de la tecnología, ya que se basa en el uso de dispositivos electrónicos, de internet y de software. Esto puede suponer un riesgo de sufrir fallos técnicos, cortes de conexión, pérdidas de datos o hasta ataques informáticos.

Tipos de oficinas virtuales

Existen diferentes tipos de oficinas virtuales, según el nivel de servicios que se contraten y el grado de presencia física que se requiera. Algunos de los tipos más comunes son:

• Oficina virtual básica: es el tipo más sencillo de oficina virtual, que solo incluye el servicio de domiciliación fiscal y comercial, y la gestión de correo y paquetería. Es ideal para profesionales y empresas que solo necesitan una dirección física para su negocio, y que no requieren de una atención telefónica ni de un acceso a salas de reuniones o despachos.
• Oficina virtual con atención telefónica: es el tipo de oficina virtual que, además del servicio de domiciliación fiscal y comercial, y la gestión de correo y paquetería, incluye el servicio de atención telefónica personalizada. Es ideal para profesionales y empresas que quieren tener un número de teléfono propio para su negocio, y que quieren ofrecer una mejor atención a sus clientes y no perder ninguna llamada importante.
• Oficina virtual con acceso a salas de reuniones y despachos: este es ideal para profesionales y empresas que necesitan un espacio físico para reunirse con sus clientes, proveedores o socios, o para trabajar de forma puntual.

¿Cómo montar una oficina virtual?

Antes de explicar cómo montar una oficina virtual, hay que destacar las diferencias que existen entre domicilio fiscal y social. El primero es el domicilio que está ligado a las obligaciones tributarias que tiene toda empresa, y el segundo es el lugar donde se realizan todas las actividades de gestión y administración.

Ambos domicilios suelen estar ligados a la dirección de vivienda del autónomo o el dueño del negocio. Por otro lado, el domicilio comercial es el que brinda una dirección de cara a los consumidores para poder atender directamente las necesidades del cliente. Dependiendo de las necesidades del negocio o del autónomo, las oficinas virtuales pueden proveer estos domicilios.

Ahora, para asegurarte de montar una oficina virtual eficiente, necesitas de lo siguiente:

• Decidir entre una oficina virtual o un domicilio comercial para hallar el proveedor que mejor satisfaga las necesidades de tu actividad comercial.
• Contar con un servicio de gestión postal que sea eficiente y organizado para facilitar todos los procesos que tengan que ver con la atención al cliente o pedidos a través de ese canal.
• Disponer de un recepcionista profesional que esté familiarizado con todos los aspectos de tu negocio, producto o servicio para que pueda atender a los clientes de forma eficiente.
• Poder confiar en el proveedor que elegiste, y asegurarte de que es capaz de atender de forma personalizada las necesidades de tu empresa.
• Tener a tu disposición equipos y tecnología de primera para que siempre tengas acceso a tus documentos y datos en la nube, todo de forma segura.

Conclusiones

Los gastos generales de montar una oficina tradicional pueden ser exorbitantes; además, la gestión y administración de estos espacios físicos pueden ser un verdadero reto. Por esa y otras razones las oficinas virtuales han llegado para quedarse.

Una oficina virtual es una solución que te permite trabajar desde cualquier lugar, sin necesidad de tener un espacio físico propio. Si eres autónomo o empresario que trabaja desde casa, y deseas tener una dirección comercial más profesional para tu empresa, no dudes en contactar con nosotros. En Cloudworks te ofrecemos nuestras oficinas sumadas a las nuevas tendencias para mejorar la actividad comercial y laboral de empresas y autónomos.