Todo sobre la oficina virtual, el futuro de las empresas

Conocimiento

Todo sobre la oficina virtual, el futuro de las empresas

agosto 14 / 2020

Las oficinas virtuales se han convertido en uno de los modelos de trabajo más eficientes en la actualidad. Te mostramos las diferencias respecto a una oficina tradicional.

Mientras que hace unas décadas la idea de una oficina virtual era más un concepto que una realidad, la fuerza laboral actual ha evolucionado para adoptar las oficinas virtuales. Y no se detiene ahí. Mirando hacia un futuro no muy lejano, más compañías van a subirse al carro de la virtualidad, para así deshacerse de las ataduras del trabajo presencial a tiempo completo.

Con las tendencias a favor de más oficinas virtuales y colaboración remota, ¿qué significa esto para el futuro de los lugares de trabajo? Significa cambio, pero para mejor. Dado que la tecnología ha permitido que los lugares de trabajo evolucionen más rápidamente y que más personas quieran flexibilidad en sus horarios y ubicación de trabajo, las oficinas virtuales de personal se convertirán más en la regla que en la excepción.

De los cambios más importantes que se verán en el lugar de trabajo del futuro, los tres principales giran en torno al espacio de trabajo físico, los métodos de comunicación y la forma en que usamos la tecnología para completar los objetivos. 

Descubre más detalles sobre la primera a continuación. En Cloudworks te mostramos todo lo necesario sobre este nuevo concepto de oficinas virtuales. 

¿Qué es una oficina virtual?

Una oficina virtual es un servicio que permite a los empleados y propietarios de negocios trabajar de forma remota, sin sacrificar la eficiencia. Esto se logra al proporcionar una variedad de funciones comerciales accesibles a través de Internet. Una oficina virtual de personal o compañía virtual se refiere a una compañía que puede no tener una ubicación fija, pero que funciona como una unidad para proporcionar productos y servicios a los clientes. 

Se basa en gran medida en Internet. La red se utiliza para el intercambio de documentos, videoconferencias para reuniones y teléfonos celulares para que los empleados puedan mantenerse en contacto. Los empleados de la oficina pueden trabajar en casa o en diferentes ciudades y países, es decir, implica trabajar de forma remota.

Esencialmente, una oficina virtual es un servicio que proporciona al propietario de una empresa todo lo que necesita para demostrar mayor credibilidad y profesionalismo. Como por ejemplo una dirección y número de teléfono, servicios de comunicación y administración, y acceso a salas de reuniones; todo sin la necesidad de espacio físico de oficina. 

Para quién está indicada

El concepto de oficina virtual se ha convertido en una solución de espacio de trabajo popular para autónomos y empresarios que trabajan desde casa, pero desean una dirección comercial más profesional para su empresa. 

Brinda a los dueños de negocios todos los beneficios de una oficina física sin el costo de alquilar un espacio real. Una dirección comercial virtual puede ayudar a agregar credibilidad a un negocio, lo que facilita atraer clientes con más éxito. 

Ventajas de las oficinas virtuales

Si sueñas con disfrutar de un entorno empresarial sin estrés que te brinde la libertad de trabajar en horarios y lugares flexibles, las oficinas virtuales son lo que debes considerar. A continuación destacamos las ventajas de estos espacios.

– En primer lugar, permite ahorrar en el dinero que se invierte en un espacio de oficina físico. El costo mensual de una oficina virtual es mucho menor que el de una oficina física tradicional. Después de todo, no tiene ninguno de los costos de mantenimiento y personal. La oficina virtual permite ahorrar en gastos generales, ya que no hay necesidad de alquilar espacio físico, comprar equipos y muebles o contratar a una recepcionista.

– Con una oficina virtual de personal, los propietarios de negocios obtienen una dirección dentro de un código de área de buena reputación que es equivalente a una oficina física, por lo que esto garantiza a los clientes que el negocio es legítimo. Una oficina virtual también se puede asegurar a través de un contrato de arrendamiento mensual, por lo que hay una mayor flexibilidad por si se presenta algún cambio.

– Estos espacios virtuales proporcionan una dirección postal, contestador telefónico y servicios de videoconferencia. Por lo tanto, incluso una pequeña empresa puede parecer más grande de lo que es. Esta es la razón por la cual es tan útil para  startups y pymes. Requiere menos administración que las oficinas físicas.

– Trabajar desde casa utilizando una dirección de oficina virtual ahorra tiempo y dinero que, de otro modo, se gastarían en viajes diarios. Ayuda a los empleados a ahorrar la energía que se desperdicia en los viajes. Esto les permite centrarse en el trabajo y ser más productivos.

– Los equipos que trabajan virtualmente tienen el beneficio de la flexibilidad de horarios. Por lo tanto, los empleados obtienen más tiempo libre. Esto ayuda a mantener un mejor equilibrio trabajo-vida, teniendo un impacto positivo sobre el desempeño de los empleados. 

¿Cómo montar una oficina virtual?

Antes de explicar cómo montar una oficina virtual, hay que destacar las diferencias que existen entre domicilio fiscal y social. El primero es el domicilio que está ligado a las obligaciones tributarias que tiene toda empresa, y el segundo es el lugar donde se realizan todas las actividades de gestión y administración. 

Ambos domicilios suelen estar ligados a la dirección de vivienda del autónomo o el dueño del negocio. Por otro lado, el domicilio comercial es el que brinda una dirección de cara a los consumidores para poder atender directamente las necesidades del cliente. Dependiendo de las necesidades del negocio o del autónomo, las oficinas virtuales pueden proveer estos domicilios.

Ahora, para asegurarte de montar una oficina virtual eficiente, necesitas de lo siguiente:

– Decidir entre una oficina virtual o un domicilio comercial para hallar el proveedor que mejor satisfaga las necesidades de tu actividad comercial. 

– Contar con un servicio de gestión postal que sea eficiente y organizado para facilitar todos los procesos que tengan que ver con la atención al cliente o pedidos a través de ese canal. 

– Disponer de un recepcionista profesional que esté familiarizado con todos los aspectos de tu negocio, producto o servicio para que pueda atender a los clientes de forma eficiente. 

– Poder confiar en el proveedor que elegiste, y asegurarte de que es capaz de atender de forma personalizada las necesidades de tu empresa. 

– Tener a tu disposición equipos y tecnología de primera para que siempre tengas acceso a tus documentos y datos en la nube, todo de forma segura. 

Los gastos generales de montar una oficina tradicional pueden ser exorbitantes; además, la gestión y administración de estos espacios físicos pueden ser un verdadero reto. Por esa y otras razones las oficinas virtuales han llegado para quedarse.

Si eres autónomo o empresario que trabaja desde casa, y deseas tener una dirección comercial más profesional para tu empresa, no dudes en contactar con nosotros. En Cloudworks te ofrecemos nuestras oficinas sumadas a las nuevas tendencias para mejorar la actividad comercial y laboral de empresas y autónomos.