Las mejores técnicas de gestión del tiempo para ser más productivos

La administración del tiempo está vinculada a las elecciones personales: qué es lo que quieres hacer, cuándo debes finalizarlo o qué orden de prioridades vas a darles a tus diversas tareas. Las técnicas de gestión del tiempo sirven para favorecer la productividad, así como la rapidez y mejora en la toma de decisiones.

Dar preferencia a las tareas más importantes y orientadas a objetivos puede hacer que finalices el trabajo antes de la fecha límite. Si consigues aprovechar ese tiempo restante para dedicarlo a tu vida personal o familiar, implica que tu estrategia es exitosa. En este artículo encontrarás las 8 técnicas de gestión del tiempo más eficaces para que puedas elegir la que mejor funcione para ti.

Beneficios de las técnicas de gestión del tiempo

Aplicar algunos de los diferentes métodos para gestionar el tiempo te permitirá reducir tu estrés y mejorar tu productividad. Además, facilita que alcances un equilibrio positivo entre tu vida laboral y personal.

Si tu estrategia de gestión es eficaz, sabrás cuando vas a terminar la tarea. Gracias a ello, reduces el gasto de energía que lleva preocuparse si te va a dar tiempo o no a terminar todo el trabajo asignado. Es decir, sabes cuándo vas a terminar tu trabajo antes de empezarlo. El resto corresponde a tu tiempo libre.

El cumplimiento de las tareas en las horas previstas supone además un refuerzo de la confianza en ti mismo. El trabajo sale según el plan previsto, con lo cual te sientes satisfecho y consigues incrementar tu seguridad y autoestima.

8 Técnicas para la gestión del tiempo

Las técnicas para la gestión del tiempo consisten en una serie de reglas y principios cuya aplicación facilitan que tu labor profesional sea más eficaz, optimizando el tiempo de manera muy beneficiosa. Las decisiones fluyen con rapidez y no malgastas el esfuerzo de tu trabajo.

Matriz de Eisenhower

Consiste en un marco de priorización de las tareas a realizar, clasificándolas según su importancia y urgencia. Es un método de gestión del tiempo muy práctico, sencillo y efectivo.

Se trata de una matriz de cuatro cuadrados, dos arriba y dos abajo, donde:

• Un cuadrado está dedicado a las tareas URGENTES e IMPORTANTES: estas son tareas que hay que hacer sí o sí, ya que no pueden esperar y tendrán un impacto directo en tu trabajo;
• Un cuadrado está dedicado a las tareas NO URGENTES e IMPORTANTES: estas son tareas que habrá que planificar, pero que pueden esperar, ya que a pesar de tener un impacto inmediato, no son urgentes;
• Un cuadrado está dedicado a las tareas URGENTES y NO IMPORTANTES: estas son tareas que puedes delegar fácilmente, ya que, aunque siendo urgentes, no van a tener un impacto directo en tu trabajo (ej. contestar llamadas, gestionar citas, etc.);
• Un cuadrado está dedicado a las tareas NO URGENTES y NO IMPORTANTES: estas son las tareas que hay que eliminar porque no aportan algún valor a tu trabajo. Más bien, son las que afectan de forma negativa la productividad y causan distracciones innecesarias.

Ley del 80/20

Su nombre técnico es principio de Pareto. Según esta ley, cerca del 80% de los resultados obtenidos son generados por un 20% de las acciones realizadas. Siguiendo este principio, tienes que priorizar aquellas labores que aporten más beneficio a tus objetivos.

Un ejemplo sencillo es el de mejorar la productividad dando preferencia a aquellas tareas que generen más impacto en tu trabajo. Si una de ellas impide que el proyecto avance, ponla de las primeras. El terminarla pronto facilitará que el resto del trabajo fluya con normalidad.

Tablero Kanban

Se trata de una interesante herramienta de gestión del tiempo diseñada para facilitar la visualización del trabajo y maximizar la eficiencia del mismo. Mediante el uso de señales visuales puedes comprender rápidamente cómo va tu trabajo o el del equipo del que formas parte. Dichas señales visuales son tarjetas y columnas donde aparece registrada la información fundamental. Los tableros Kanban pueden ser físicos o digitales. Depende de cada persona o equipo elegir el que más le convenga. El tablero físico está muy bien para equipos presenciales en oficina y el digital para equipos en remoto.

Getting Things Done (método GTD)

Este método de gestión del tiempo, el de HACER LAS COSAS, se basa en no sobrecargar tu cerebro con un exceso de información. En lugar de ello, la información relacionada con tu trabajo se almacena organizadamente en un lugar externo. La labor resulta entonces más efectiva al focalizar tu concentración en el desarrollo de una actividad concreta, sin distraerte pensando en tareas pendientes que realizar a posteriori. Para organizar tus tareas pendientes como escribir un email, hacer una videollamada o asistir a una reunión presencial puedes usar plataformas de gestión del trabajo como Asana.

Técnica Pomodoro

Esta técnica de gestión del tiempo propone trabajar concentradamente en intervalos de veinticinco minutos, sin interrupciones, añadiendo al finalizar descansos de cinco minutos. Establece así pequeñas metas de trabajo cuyo logro permite avanzar con rapidez y mejorar la productividad.

Terminados cuatro bloques consecutivos, el descanso puede ser de entre quince y treinta minutos. Supone una efectiva manera de administrar el tiempo para mejorar tu rendimiento. Las distracciones se reducen considerablemente. El dividir una tarea aburrida (responder emails) en intervalos de tiempo con descansos regulares, la hace más llevadera y evita dejarla para el día siguiente.

Mapas mentales

Consiste en establecer, a partir de un tema central, una red de conexiones ordenadas de manera jerárquica. Para ello utilizas un dibujo de cuyo texto central van saliendo líneas que conectan con distintas categorías u objetivos. Resulta muy útil para visualizar y jerarquizar la información.

Si estamos hablando de la gestión del tiempo como tema central, de él saldrían ramificaciones sobre, por ejemplo, APRENDER A CONTROLAR (crisis, tareas urgentes) o DISTRACCIONES A EVITAR (redes sociales, mensajes, llamadas).

Método ALPEN

La idea es desarrollar habilidades mediante pasos sucesivos para conseguir una correcta gestión del tiempo. El nombre ALPEN corresponde a las siglas de las palabras alemanas que corresponden a cada actividad:

• A— Elaborar una lista de todas las actividades a realizar (reuniones, emails, citas con clientes…)
• L— Asignar un tiempo de duración a las tareas (40 minutos para las reuniones, 10 minutos para los emails)
• P— Añadir tiempos extra (un 20% de interrupciones, al que se le añade otro 20% de socialización con compañeros)
• E—Priorizar tareas (las más importantes primero siempre, como en la Matriz de Eisenhower)
• N—Hacer un seguimiento (comprueba si todo ha ido según lo previsto y si no haz los cambios necesarios. Empieza entonces a preparar los pasos del día siguiente).

Time Boxing

Es un método de gestión del tiempo que consiste en establecer previamente bloques fijos de tiempo (boxes) para realizar actividades concretas. Divides, por tanto, tu horario laboral en bloques temporales, completando así cada una de tus labores dentro del periodo de tiempo asignado.

El tener una especie de temporizador contabilizando cada actividad genera la sensación de urgencia y logra que te olvides de las distracciones. Si tienes 10 minutos para responder emails, aprovechas al máximo este tiempo porque luego tienes que hacer otra tarea, también con otro tiempo asignado.

¿Cuál es la mejor técnica de gestión del tiempo para mí?

No podemos decir que unas técnicas sean mejores que otras. Dependerá de la forma de trabajar que tengas y del tipo trabajo que realices o del proyecto en concreto en el que participes.

La mejor manera es probar al menos las que te acabamos de mostrar y que tú descubras personalmente cuál es la que mejor te funciona. Es habitual que al principio te cueste acostumbrarte, pero una vez conseguido y comprobados sus beneficios, habrás encontrado una herramienta fundamental para tu trabajo.

Conclusiones sobre las técnicas de gestión del tiempo

Las diversas técnicas de gestión del tiempo existentes buscan mejorar la productividad y reducir el estrés del trabajador mediante una adecuada distribución de sus tareas. La idea es que el tiempo no se convierta en un enemigo sino en un aliado.

Una correcta planificación del tiempo de trabajo permite su optimización y ofrecer unos resultados laborales de calidad. Evitar la acumulación de tareas implica finalizarlas en el tiempo estimado, o incluso antes. Algo que te generará un tiempo libre que te permitirá equilibrar tu vida laboral y personal.