Salas de reuniones modernas: Descubre cómo están evolucionando

Las salas de reuniones constituyen una parte integral de la vida cotidiana de la oficina. Son espacios destinados a intercambiar opiniones, supervisar el desarrollo de los diferentes proyectos en marcha, debatir problemas y aportar soluciones. 

Nada más escuchar su nombre nos viene a la cabeza la típica sala de juntas con una larga mesa central y sillas a los lados. Si bien como concepto clásico permanece, ajeno en buena medida a las diferentes modas, puede y debe no obstante adaptarse a los nuevos tiempos. 

La disrupción tecnológica generada por la pandemia propició novedosos modelos de trabajo y formas de relacionarse con jefes y compañeros de oficina. Las reuniones de equipos de trabajo pasaron a ser virtuales, con sus ventajas e inconvenientes. 

Aunque la tecnología actual permite mantener el ritmo de trabajo desde casa, el exceso de videoconferencias genera sensación de hartazgo e incluso estrés en los trabajadores. Numerosos profesionales reclaman la vuelta de las reuniones presenciales, con contacto directo con sus compañeros. Al menos algunos días de la semana. Por tal motivo, las salas de reuniones modernas se están adaptando a las nuevas necesidades y convirtiéndose en espacios híbridos.

Salas de reuniones híbridas

En 2019, las salas de juntas con tecnología adaptada para el trabajo simultáneo de equipos presenciales y en remoto se veían como algo vanguardista, pero en general anecdótico. Quizá interesante para grandes empresas, aunque prescindible para el resto. 

La opinión de hoy en día sin duda es bastante diferente. El mundo cambió con la pandemia y el ámbito laboral ha tenido que adaptarse a la nueva situación. El uso de plataformas online como Microsoft Teams o Zoom se ha convertido ya en algo habitual. 

Las salas de conferencias acondicionadas para reuniones híbridas son comunes ahora en numerosas empresas. Esta mejora de las instalaciones y el refuerzo en ciberseguridad permite prever como serán salas en el futuro.

Mezcla de reuniones online/offline

El impulso imparable de las reuniones online en modernas salas de juntas no implica su uso exclusivo en el futuro. La pandemia potenció este hábito, el cual, conforme ha mejorado la situación, sus protagonistas desean modificar. 

Trabajo en casa sí, pero también en la oficina. Socializar en persona, a la vieja usanza, sigue siendo una prioridad en la mayoría de los seres humanos. Por tal motivo es necesario encontrar un punto intermedio en la celebración de reuniones online/offline.

Para un encuentro eficaz, la sala de reuniones moderna deberá contar con un software para videoconferencias adecuado y estar protegida con ciberseguridad.

Software para videoconferencias

Hasta hace muy poco era habitual utilizar para las reuniones un simple portátil con una cámara web aceptable. 

Actualmente lo normal es que en las salas de reuniones híbridas haya una cámara central y una gran pantalla para mostrar a los diferentes miembros del equipo en remoto.

La conexión a internet tiene que ser de alta velocidad. No hay que olvidar que las videoconferencias precisan de un gran ancho de banda. Sobre todo, cuando la cámara usada es HD. Una buena configuración de la iluminación resulta básico. Si no es así, los esfuerzos de la cámara HD por captar el rostro son obstaculizados y es fácil entonces que los intervinientes pierdan la concentración. 

Ciberseguridad en la sala de juntas

La seguridad en la oficina se ha convertido en una prioridad en los dos últimos años. Sin duda constituirá un requisito imprescindible en cualquier sala de reunión moderna que se precie. Es el futuro. 

Tras los problemas surgidos en 2020 con el software de videollamadas Zoom (cámaras web pirateadas, gente colándose en las reuniones, escasa protección de datos), las empresas decidieron tomar cartas en el asunto. O mejoraban su seguridad o tarde o temprano serían víctimas de cualquier ciberataque. 

Entre las medidas de protección más básicas, podemos encontrar: 

• Salas de reuniones protegidas con contraseñas. 
• Formación de los trabajadores para detectar intentos de phishing.
• Si se ha habilitado el escritorio compartido hay que comprobar si todas las acciones de los usuarios son registradas. 
• Evitar durante la reunión cualquier tipo de dispositivo de grabación externa o captura, visibles o no, como pueden ser cámaras de vigilancia, micrófonos o móviles.

En Cloudworks caminamos siempre de la mano con los nuevos tiempos. Nuestras salas de reuniones híbridas están equipadas con la tecnología y el mobiliario necesarios para llevar a cabo provechosos encuentros profesionales. 

Junto a un práctico y cómo mobiliario, nuestras salas están equipadas con TV o proyectores, así como conectividad a internet de alta velocidad. Además, disponéis de café, té y agua mientras lleváis a cabo vuestra reunión.

La utilización de este tipo de salas es continua. Tanto por miembros de Cloudworks como por profesionales externos que solicitan este servicio para reuniones puntuales. Su gran demanda hace muy recomendable reservarlas con antelación para tener segura su disponibilidad. Si estás interesado en utilizar una de nuestras salas de reuniones, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. En nuestras diversas ubicaciones de Madrid y Barcelona podrás encontrar el espacio ideal que estás buscando. Llámanos y te informaremos ampliamente. ¡Nos adaptamos siempre a tus necesidades!