¿Qué son los espacios de trabajo flexibles? Todo lo que necesitas saber

Un espacio de trabajo flexible te permite dar cabida a más profesionales, ya sea de manera temporal o permanente. En Cloudworks te explicamos las ventajas de contar con uno de estos espacios y que se adapte a tus necesidades.

A medida que el entorno laboral evoluciona y varía para adaptarse a las nuevas formas de trabajo, el concepto de espacio de trabajo flexible es cada vez más importante. Pero, ¿qué significa este término? Uno de los gastos más grandes de cualquier startup, tiene que ver con la distribución de oficina. 

Hasta ahora, las empresas han ido comprando o contratando estos espacios en función de sus preferencias y de su envergadura. Sin embargo, a menudo genera ciertas dificultades, ya que depende de las diversas necesidades de la compañía con el paso de los años. Si el proyecto prospera y crece, el principal problema es adaptar el lugar de trabajo al tamaño de la empresa.

Esta empresa puede estar ubicada en un emplazamiento ideal para las empresas, pero, a medida que esta crece, se presenta la cuestión de encontrar una oficina con dimensiones adecuadas. Para conseguir un espacio con el volumen adecuado, a menudo se cambia de ubicación, siendo en ocasiones perjudicial para la empresa. Sin embargo, este concepto de espacios de trabajo flexibles puede ser la solución ideal a este problema. En Cloudworks te lo explicamos. 

¿Qué debe tener un espacio de trabajo flexible?

Un espacio de trabajo flexible es aquel que se adapta con facilidad para dar cabida a más profesionales, bien sea de forma permanente o temporal, y con tiempos de respuesta rápidos en comparación con otros sectores inmobiliarios.

Normalmente se ofrecen servicios de conectividad de alta velocidad. El equipo debe instalarse de forma sencilla y tener una experiencia agradable. Como punto adicional, algunos de estos espacios se caracterizan por tener un diseño moderno y de vanguardia. 

Tipos de oficinas flexibles

Actualmente las oficinas pueden adoptar diversas formas. La distribución varía en función de las necesidades de cada empresa o equipo. En la mayoría de los casos, los espacios son diáfanos e integrados. Esto permite una mayor movilidad para las tareas cooperativas, como brainstormings o las reuniones creativas y de planificación. 

En las oficinas tradicionales, uno de los espacios más caros son las salas de juntas o reuniones. Suele ser una sala espaciosa, preparada para encuentros oficiales, que puede estar en desuso durante días hasta que se convoca una reunión formal. Por el contrario, el concepto de oficina flexible actual, ofrece espacios multifuncionales que pueden dar lugar a reuniones formales, eventos o sesiones de trabajo en equipo. Con un mobiliario y un diseño adecuados, estos espacios pueden reconvertirse de nuevo siempre que sea necesario. 

Existen diferentes modelos de flexibilidad de oficinas, para adaptarse a distintos tipos de requerimientos.

Espacio de coworking

El espacio de coworking es un concepto en el que profesionales de varias empresas o autónomos comparten un lugar en el que desempeñar su trabajo. En ocasiones, resulta más asequible que contratar oficinas por separado. La compañía que cede el espacio en carácter de contratación a los distintos equipos, puede poner a su disposición determinadas instalaciones y servicios, como mostradores de recepción, áreas comunes como terrazas o café recién molido para desconectar cuando lo desees. 

Gracias a estos factores, adquieres la exclusividad que necesitas en cada momento no solo para desempeñar tus tareas, sino que podrás, por otro lado, establecer sinergias con otros coworkers y expandir tu red de contactos.. Contratar un espacio de coworking, facilita en ocasiones que las empresas cuenten con una mayor eficiencia, ya que los servicios, el mobiliario o la gestión del espacio, forman parte de un plan hecho a las medidas que se demanden.

Escritorios compartidos u hot desking

El concepto de hot desk (o escritorio compartido) hace referencia a un sistema de rotación de espacios de trabajo, donde varios coworkers pueden trabajar desde una zona compartida. El hot desking es una modalidad de coworking, aunque se puede replicar también en espacios más tradicionales u oficinas propias. 

Los escritorios compartidos los puede usar una sola persona durante un periodo de tiempo determinado. En ciudades donde los espacios son muy caros y en función de la situación particular, este sistema puede ser una opción rentable.  

Tipo de diseño en un espacio flexible

Aunque cada espacio de trabajo flexible puede tener un diseño específico, debido a las exigencias de mercado o del tipo de cliente que gestiona, hay uno que es el más demandado, que son las oficinas de planta abierta u open office en inglés. 

Oficinas abiertas

El concepto de oficinas abiertas u oficinas de planta abierta, hace referencia a un tipo de espacio donde los trabajadores de una empresa en particular comparten un open office, en lugar de sentarse en cubículos aislados. Las ventajas principales de este sistema son la rentabilidad y la flexibilidad. Permite acoger a más profesionales en un ámbito de despacho común, en comparación con la capacidad que ofrece uno con espacios individuales.  

Esto también fomenta que los trabajadores se comuniquen mejor entre sí. Permite organizar con facilidad reuniones improvisadas y sesiones de brainstorming. Además, se trata de un plus para el equipo, puesto que se sienten parte de una organización más grande, a diferencia de lo que ocurre cuando están en espacios aislados. Esta es la configuración ideal para aquellos profesionales que necesitan colaborar de forma constante.  

Ventajas de un espacio de trabajo flexible

 El concepto de flexibilidad ofrece diversas ventajas en el ámbito del espacio de oficinas al que nos estamos refiriendo:

– Rentabilidad: debido a la inclusión de servicios añadidos, la flexibilidad de contratación, la reducción de permanencias mínimas y la ausencia de grandes inversiones iniciales. 

– Mayor facilidad para integrarse y colaborar: los espacios de oficina flexibles pueden acoger de forma sencilla tanto a trabajadores eventuales como a nuevas incorporaciones. También es posible organizar reuniones y que los miembros del equipo colaboren de manera eficaz.

– Mejora de la productividad: cuando la motivación de un equipo es elevada, la productividad aumenta, favoreciendo la colaboración y la proactividad. También favorece el nivel de compromiso e implicación del equipo en los proyectos de la empresa. 

¿Cómo crear un espacio de trabajo flexible?

Transformar un espacio de oficina tradicional en uno de trabajo productivo y flexible puede resultar costoso a corto plazo, pero las ventajas compensan la inversión efectuada con el paso del tiempo.

Además, existe la opción de contratar el servicio con un proveedor especializado en la materia. Muchas startups se decantan por esta segunda opción. Es importante analizar todas las alternativas para tomar la decisión más adecuada. 

Tu espacio de trabajo ideal con Cloudworks

Si eres autónomo o líder de una empresa y estás buscando tu espacio de coworking en Barcelona o Madrid, puedes valorar todas nuestras opciones para encontrar las que mejor se adapten a tus necesidades. Contamos con espacios de coworking y oficinas privadas que se pueden adaptar a cualquiera de tus necesidades.

En Cloudworks, te ofrecemos espacios de trabajo flexible para garantizar un servicio integral. Nuestras ubicaciones en las zonas más exclusivas y privilegiadas de la ciudad cuentan con áreas compartidas para relajarse o conectar con otros coworkers y establecer sinergias. También adaptamos el entorno de trabajo a un lugar seguro con todas las medidas preventivas y sanitarias actualizadas. 

Contáctanos y cuéntanos sobre tu proyecto. En Cloudworks estamos a tu disposición en cualquiera de nuestras ubicaciones para aportar flexibilidad a tu empresa y aumentar la productividad de tu equipo.