Qué es el serviced office y por qué es la mejor opción para tu empresa

Las oficinas tradicionales cada vez son menos frecuentes y está surgiendo un nuevo concepto de oficina. Te mostramos qué son las serviced office y por qué son el futuro para las empresas.

El hecho de contratar oficinas tradicionales ha ido decreciendo con la aparición de otrás áreas de trabajo más eficientes, aunque no significa que hayan desaparecido de forma permanente. Con una serie de nuevas empresas que surgen cada año y negocios corporativos que se expanden a un ritmo vertiginoso, cada vez más gente va por la opción más flexible: espacios de serviced office, también conocidas como oficinas con servicios. ¿Qué es lo que hacen estos espacios que lo convierten en la mejor opción actualmente?

Las serviced office están demostrando ser populares entre las empresas por tres razones principales: instalaciones, flexibilidad y libertad. El vertiginoso e impredecible crecimiento de algunas compañías ha posibilitado la proliferación de estos espacios en España. Si bien, en un momento determinado, dichas startups requieren de espacios concretos, como escritorios, pueden necesitar en otro instante una oficina completa con todos los servicios incluidos.

Los alquileres tradicionales no facilitan variantes como transparencia, costes «sin ataduras», y acceso instantáneo a las instalaciones y servicios, mientras que una oficina con servicios sí lo hace.  Estas cualidades permiten que una fuerza de trabajo pueda ponerse a trabajar tan pronto como se muda al edificio. 

Conoce a continuación más detalles sobre las serviced office y descubre cómo pueden ayudarte.

¿Qué es el serviced office?

El presupuesto, la cantidad de personal, los planes futuros de expansión y la posición actual en el mercado de tu negocio son sólo algunos de los factores que determinan el tipo de espacio de oficina al que una empresa puede optar. Lo ideal es que cada negocio o empresa pueda satisfacer sus necesidades únicas en el lugar donde se desarrollan sus operaciones. Actualmente las tres principales opciones de oficina disponibles son el espacios convencionales, los espacios coworking y las oficinas con servicios.

Las características fundamentales que explican la popularidad de una serviced office son la flexibilidad y la asequibilidad. Son flexibles porque se adaptan a las dimensiones del equipo que conforma cada empresa; pueden alquilarse desde un puesto de trabajo hasta 100 o incluso más, con períodos de contrato de tan sólo un mes o hasta tres años, y por lo general en un régimen de renovación continua.

Una de las cualidades más importantes que distingue a las oficinas con servicios, es que se alquilan para un determinado número de profesionales. En lugar del sistema convencional de por metro cuadrado, cuentan con puestos de trabajo constituidos por un escritorio y el espacio que lo rodea (alrededor de 75 metros cuadrados). Sin embargo, la superficie exacta varía de una oficina a otra.  

¿Qué incluye el serviced office?

Las serviced office ofrecen una solución completa y lista para usar de espacios laborales. Los operadores de las oficinas de servicios se encargan de la gestión cotidiana de la propiedad, incluido el mantenimiento del edificio y el espacio de oficinas. 

El precio de una oficina con servicios incluye todo lo necesario como, cocinas, espacios de reunión, salas de juntas, y área de recepción con personal. También ofrecen servicios de informática, comunicaciones, limpieza y correo, incluidos en el precio. 

Por lo general se ofrecen paquetes con diferentes niveles de servicios y comodidades que satisfagan las necesidades de cada empresa. El precio por un serviced office incluye el contrato básico y los gastos de servicios públicos, incluidos la calefacción e iluminación, además de los servicios de telefonía e internet de alta velocidad. 

El mobiliario también suele estar incluido en el precio de una oficina con servicios. Los escritorios, así como las sillas, y archivadores son artículos comunes que se incluyen. Normalmente no se suministran ordenadores, aunque esto varía dependiendo de cada espacio de serviced office.

Las instalaciones específicas y servicios, incluidos en el precio de una oficina con servicios, varían dependiendo de la empresa que los ofrezca. Algunos proveedores de serviced office pueden incluir también servicios de comidas o bebidas y suministros de papelería. Las opciones de facturación y los costos exactos también variarán según el operador. 

¿Para quién está indicado?

Las compañías ofrecen contratos a corto plazo, que van desde una semana hasta un año o más, según las necesidades demandadas. Estos factores, convierten a las serviced office en una solución ideal para el lugar de trabajo de las pymes y startups. 

Lo mejor de todo es que pueden adaptarse rápidamente a las demandas de espacio de una empresa que pueden aumentar o reducir su personal. Las serviced office también son ideales para empresas reconocidas que hayan abierto una nueva sede en otra ciudad, o para profesionales que se nutren de convivir con otras empresas de su sector. 

Beneficios

Las oficinas que incluyen servicios son beneficiosas para las empresas porque ofrecen las siguientes ventajas:

Flexibilidad de los contratos

Las oficinas de servicios se caracterizan normalmente por tener períodos de alquiler cortos. Por lo general, la firma de esos contratos de alquiler no entraña ningún costo jurídico. Además, pueden ser desocupadas con un corto plazo de preaviso.

Gastos generales mínimos

Para optar por una serviced office se necesita un depósito nominal, cero gastos de amueblamiento o deterioro y una tarifa mensual con todo incluido, lo que facilita la elaboración del presupuesto. Normalmente, los servicios de TI y telecomunicaciones son los únicos en los que hay que gastar más.

Facilidad de crecimiento y recorte 

Las empresas que ocupan locales de oficinas con servicios pueden experimentar una expansión rápida y fácil sin necesidad de cambiar su dirección comercial, e incluso reducir el espacio no utilizado, evitando el desperdicio de recursos en el mantenimiento del espacio ocioso.

Reducción de riesgos

El nivel de riesgo es menor en comparación con las oficinas alquiladas convencionalmente. Eso se debe a que todos los riesgos operacionales, con el sistema de telecomunicaciones, el equipo de oficina y las funciones administrativas cotidianas, etc, son administrados por el proveedor. 

Prestigio y confianza

Hacer que tu empresa tenga como dirección social la ubicación de uno de estos espacios te dará mayor prestigio y podrás transmitir confianza a tus clientes. 

Ejemplos de serviced office en las oficinas de Cloudworks

Los espacios de serviced office de Cloudworks cuentan con todo lo que una empresa pueda necesitar para poner en marcha sus operaciones. Nuestros clientes tienen acceso 24/7 a sus oficinas, internet de alta velocidad, sala de reuniones, áreas comunes, y todos los suministros básicos para que su experiencia sea la más cómoda. 

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