Herramientas de gestión de proyectos para equipos remotos

La implantación masiva del teletrabajo y del trabajo híbrido tiene una doble lectura. Por un lado, el espectacular éxito que goza por parte de la gran mayoría de los trabajadores. Por otro lado, la gestión de grandes equipos y proyectos en línea no siempre supone una tarea fácil. Al menos al principio.

Disponer de una competente herramienta de gestión de proyectos es fundamental para los equipos remotos. Y es que, para que vuestro proyecto resulte exitoso, la cooperación y el trabajo en equipo deben estar alineados. Objetivo imposible si no tiene lugar una comunicación online fluida. 

Videoconferencias, chats de grupo, calendarios, tableros digitales, edición de documentos en grupo… Un sinfín de opciones prácticas y seguras para comunicarse entre los integrantes del proyecto. Dichas herramientas permiten que los diferentes tipos de tareas del trabajo a distancia se lleven a cabo de manera eficiente. 

Software de gestión de proyectos: características más importantes

A la hora de elegir el software más adecuado para vuestro equipo hay que tener en cuenta una serie de características importantes. 

• Utilidad 

Cuanto más compleja sea la herramienta de gestión de proyectos más difícil será adoptarla de manera efectiva. La sencillez y facilidad de uso ponen en valor su utilidad. 

• Adopción

Muy vinculado con el punto anterior. Debe existir una alta viabilidad de que la empresa pueda adoptar esta herramienta e incorporar diferentes funciones de su actividad. 

• Integración

La integración se ocupa de que todas las herramientas funcionen correcta y armónicamente entre sí. Por ello es básico verificar si nuestra herramienta de gestión de proyectos puede integrarse eficazmente con las que ya utiliza la empresa.

• Valor

Una vez que conocemos el coste de la inversión, debemos hacernos una pregunta: ¿el software de gestión de proyectos ofrece las condiciones óptimas para ocuparse de nuestras necesidades? La respuesta la debemos tener muy clara desde el principio.

4 Herramientas de gestión de proyectos interesantes

Asana

Nacido en 2012, este software mantiene un control del trabajo en curso. Con él se hace puede hacer seguimiento del profesional que realiza la tarea, los plazos a cumplir y las operaciones destacadas. 

Posee cuatro niveles: básico (gratuito), Premium, Business y Enterprise. Entre sus características más interesantes podemos encontrar: 

• Flexibilidad: la reciente incorporación de plantillas proporciona a sus usuarios la experiencia que deseen. 
• Gestión del trabajo en curso: puede gestionar tanto el trabajo en curso como tareas basadas en proyectos. Por ejemplo, campañas de marketing o recaudación de fondos. La mayoría de otras herramientas del mercado en cambio, únicamente pueden gestionar proyectos complejos.
• Actualizaciones: cada año introduce novedosas e interesantes funciones. 
• Asana Goals: tan solo disponible, eso sí, para las cuentas Business y Enterprise. Sus usuarios pueden establecer objetivos y comprobar los progresos realizados.

En resumen, se trata de un software de diseño flexible, rápido, con bastantes funcionalidades y una versión gratuita muy eficaz. Como peros destacables podemos indicar la carencia de herramientas de gestión de recursos y la ausencia de seguimiento de presupuestos y gastos. Para realizar tareas con numerosos gráficos tampoco es quizá el más recomendable. 

Clickup

Actualmente, más de doscientos mil equipos de empresas como Google, Uber o Airbnb usan esta herramienta de gestión de proyectos. Su versatilidad hace que pueda ser lo simple o complejo que uno quiera. 

Está disponible como prueba gratuita o bien con suscripción mensual. Dentro de sus funciones de programación podemos encontrar, entre otras: 

• Estimación de tiempo: evalúa el tiempo y permite dividir las tareas entre los miembros del equipo. 
• Fechas de inicio y finalización: marca los plazos a la tarea para la consecución de objetivos.
• Sincronización de calendarios: puede sincronizar calendarios de terceros con aquellas tareas planificadas en ClickUp.
• Tablero Kanban: consigue la gestión del flujo de trabajo de manera ágil, valiéndose de estados simples para ayudar a la interpretación exacta del progreso del proyecto

Su interfaz de usuario de fácil uso; modo de trabajo sin conexión, con sincronización de tareas al encontrar una conexión; clip para grabar la pantalla o notificaciones habilitadas en el navegador, web y App, convierten este software en una herramienta muy interesante. 

Como contras están la imposibilidad de exportar cuadros de mando desde ClickUp y que hay demasiadas selecciones para la personalización. 

Monday

En este caso no estamos ante una herramienta de gestión de proyectos propiamente dicha. Más bien es un conjunto de hojas de cálculo muy personalizadas. 

Los miembros del equipo de trabajo registran sus tareas y reportan su progreso mediante actualizaciones de estado e información adecuada. Las automatizaciones internas ahorran mucho tiempo a los integrantes del equipo al notificar cuando están listas las cosas. 

Monday destaca sobre todo por su condición de solución CRM. Ello es debido a sus características rudimentarias de ventas y CRM, además de las integraciones con herramientas de terceros. Consta de numerosos niveles para acomodar a los negocios en expansión, así como a los usuarios empresariales.

Entre sus características destacables tenemos: 

• Campos personalizables
• Registro de actividad
• Tablero de ejecución
• Actualizaciones relevantes
• Integración con PipeDrive
• Visualización de progreso

Una interfaz de usuario moderna y sus aceptables posibilidades de personalización hacen de ella una buena opción. Como inconvenientes principales están unos precios y paquetes demasiado confusos, así como unas opciones de navegación algo complicadas. 

Teamwork

Interfaz definida y configuración sencilla. Tan solo hay que crear una cuenta, invitar a los colaboradores y empezar a introducir datos. Su función de privacidad es flexible. El administrador tiene la posibilidad de elegir el grado de acceso y visibilidad de cada miembro. 

Sus características son personalizables en función de cada proyecto. Entre ellas se encuentran:

• Cuadros de mando: datos organizados en gráficos, cuadros de información que reflejan el estado del proyecto, número de tareas, tareas que están activas, el tiempo dedicado a ellas…
• Diagramas de Gantt: compuestos por hitos, registro del progreso anotando el porcentaje de finalización de un trabajo, niveles de prioridad ajustables…
• Carga de trabajo: (solo dentro de la función Premium). Una herramienta de gestión de recursos con la que controlar el progreso en relación con los plazos
• Seguimiento del tiempo: para hacer un control de las horas de trabajo

Una herramienta con magníficas opciones de personalización y un diseño bastante intuitivo. El mayor pero es la ausencia de herramientas de marcado de imágenes o PDF.