Herramientas de comunicación en el teletrabajo: sencillez y eficacia

Los espacios de coworking conforman novedosos ecosistemas laborales donde se incentiva la colaboración entre profesionales, propiciando así la generación de nuevos modelos relacionales. 

En Cloudworks lo vemos a diario. En las diferentes ubicaciones que disponemos en Madrid y Barcelona, los miembros de nuestra comunidad conviven en un entorno dinámico. Networking, intercambio de consejos y experiencias o desarrollo de proyectos en común surgen constantemente de manera espontánea.

Esta creatividad, flujo de ideas e interacción entre profesionales constituyen las bases de una productiva red social. Sin embargo, resulta imprescindible complementarla con herramientas de comunicación en el teletrabajo para fortalecer los vínculos establecidos.

Dichos vínculos serán fructíferos gracias al contacto permanente entre los gestores de la comunidad y los miembros del espacio de coworking.

Importancia de las herramientas para la comunicación en remoto

La implementación del teletrabajo en la vida de numerosos trabajadores obliga además a disponer de los medios adecuados para una comunicación fluida con sus empresas. Nuevos métodos de trabajo implican nuevas soluciones.

Por otro lado, la ausencia de relación entre los integrantes de una comunidad de coworkers imposibilita su dinamización. La oportunidad torna entonces en debilidad. Por ello, las aplicaciones para videollamadas o las plataformas para la gestión integral de espacios de coworking consiguen mantener vivo el espíritu colaborativo. 

En Cloudworks os contamos cuáles son las herramientas de comunicación interna que actualmente nos parecen más interesantes. Seguramente, algunas de ellas ya las estéis usando vosotros desde hace tiempo.

Las herramientas de comunicación en el teletrabajo más interesantes

Slack

Una de las mejores herramientas sin duda para trabajar en equipo. Nació con la misión de sustituir el correo electrónico dentro de las empresas. Con Slack, las bandejas de entrada saturadas de emails pasaron a la historia. 

Su función es organizar las conversaciones a través de canales. De esta manera nacen espacios estructurados para todo aquello vinculado a un equipo, tema o proyecto. Facilita la búsqueda de archivos y el seguimiento de conversaciones.

Los integrantes del grupo consiguen así una visión compartida del progreso. También pueden reportar problemas, conocer eventos o recibir notificaciones de correo. Como herramienta de comunicación interna sirve tanto para conectar entre sí a sus miembros como para ponerse en contacto con los community managers.

Google Meet

Se trata de una de las dos aplicaciones para videollamadas y llamadas (la otra es Google Chat) que sustituyen a Hangouts. Permite la participación de varios grupos simultáneamente. Está dirigido sobre todo a la comunicación de equipos de trabajo. Se la considera una de las cinco mejores plataformas para videoconferencias.

Una cuenta gratis admite hasta cien usuarios, aunque se puede llegar hasta los doscientos cincuenta participantes. Hecho que la convierte en una de las aplicaciones de videollamadas más completas del mercado

La opción de enviar mensajes durante la videollamada está activa en todas sus versiones. También es posible grabar reuniones en dispositivos móviles mediante suscripciones G Suite Enterprise. Muy útil sin duda para grabar una reunión o clase virtual. Para incorporarse a una reunión existe la posibilidad de conectarse únicamente por medio de un enlace para compartir. También admite unirse a través de un número de teléfono.

Trello

Es una app de comunicación interna con una interfaz multilenguaje instalable en sistemas iOs y Android. Se puede utilizar tanto en un navegador web como en su app. Su sistema de software facilita a los equipos de trabajo la administración de las tareas.

Permite marcar las actividades finalizadas y organizar los cometidos pendientes. En los proyectos en grupo se pueden dejar comentarios y compartir archivos, listas y eventos. Basada en el método Kanban (To Do, Doing, Done), esta herramienta posibilita el listado de las tareas que constituyen el proyecto para colocarlas en tres columnas en función de su estado: 

• 1ª To do (por hacer).
• 2ª Doing (haciéndose).
• 3ª Done (hecho). 

Trello ayuda a optimizar las rutinas de trabajo de los equipos. Los proyectos se llevan a cabo con mayor efectividad al generar prioridades, plazos, avisos y demás medidas necesarias para lograr un proyecto colaborativo exitoso.

Basecamp

Gestor y administrador de tareas online destinado al uso colaborativo de equipos de trabajo. Su característica principal es la simplificación de los métodos de trabajo. La aplicación posee un tablero que muestra los proyectos, con acciones, calendarios, etc.

Se puede acceder a cada proyecto y analizar los procesos en activo, como la gestión del tiempo, la mensajería o la asignación de tareas. Permite compartir archivos entre los miembros del grupo de trabajo. Sirve también para generar informes y establecer fechas de entrega.

El uso de esta herramienta es sencillo e intuitivo, logrando así la fluidez de comunicación entre los usuarios. Es recomendable crear hitos para ordenar cada proyecto, el almacenaje temático de los datos y utilizar hilos para organizar los mensajes.

OfficeRnD

Es una de las plataformas más usadas en la gestión integral de espacios de coworking. Un instrumento imprescindible tanto para community coordinators como para coworkers. También está disponible en Google Play y Apple Store, lo que permite usarla en el móvil de manera rápida e intuitiva.

Esta eficaz herramienta puede usarse donde y cuando se necesite. Gracias a ella, por ejemplo, es posible reservar salas de reuniones y eventos. 

Dispone de un directorio en el que aparecen todos los miembros de la comunidad de coworkers. Conocer sus proyectos, especialidades o enviarle mensajes privados a otros coworkers es posible. 

El conocimiento compartido favorece la dinamización y el enriquecimiento personal y profesional de los miembros de la comunidad. Los workshops que vayan a impartir o a los que vayan a asistir otros coworkers son comunicados públicamente través de la app. 

Los community coordinators se encargan también de poner al tanto día a los coworkers de los diferentes descuentos, promociones y cualquier dato de interés para la comunidad.

En Cloudworks nuestros community coordinators trabajan con motivación y perseverancia para potenciar y fortalecer las relaciones entre sus miembros. Además, escuchan propuestas, investigan su viabilidad y actúan. 

Gracias a su esfuerzo nuestra comunidad de coworkers se mantiene permanentemente activa. No hay día en que no se programe un nuevo evento, nazca un proyecto en común o surja una amistad mientras se saborea un café recién molido.