Cómo organizar un evento corporativo: 9 claves para el éxito

Celebrar los éxitos del equipo comercial o el lanzamiento de un nuevo producto son dos casos perfectos para organizar un evento corporativo. Resultan importantes para las empresas, pues estimulan a los trabajadores y facilitan la creación de equipos.

Sin embargo, el proceso de organización no siempre es fácil como podría parecer. Por esta razón, en este artículo te ofrecemos algunas recomendaciones interesantes. Te ayudarán a hacer frente a retos como las limitaciones presupuestarias o el riesgo de tener una escasa asistencia.

Características principales de un evento corporativo

Existen una serie de características comunes a la hora de organizar un evento de empresa, cómo, por ejemplo, la preparación previa y detallada de toda la logística, desde el lugar donde se celebra el evento hasta el catering y el programa de los ponentes.

Un evento atractivo potencia el compromiso de los asistentes. Ofrecer mesas redondas, por ejemplo, o cenas tipo cóctel, suponen un efectivo impulso para hacer networking. Los asistentes se sentirán más interesados y participarán más en las distintas actividades programadas. Para ello, el evento debe tener relevancia, adaptándose a los intereses del público y aportando información nueva y valiosa.

El éxito del evento corporativo radica también en fijar un tema principal que refleje la marca y los valores de la empresa, el uso de la tecnología adecuada favorece que sea dinámico e interactivo y la llamada a la acción impulsa la motivación de los asistentes (potenciales clientes, trabajadores) con respecto a la empresa.

Ventajas de organizar un evento corporativo

La organización de eventos de empresa supone un pilar básico dentro de la estrategia de branding de la misma. Es el lugar ideal para mostrar su marca ante potenciales clientes, potenciales socios, inversores, contactos y proveedores.

Sirve también para lograr una mayor cercanía e identificación de los trabajadores con la marca a la que prestan sus servicios. Otras de sus ventajas para las empresas son las siguientes:

• Posiciona y mejora la reputación de la marca.
• Permite comunicarse directamente con su público objetivo.
• Resulta una gran oportunidad para ganarse la confianza del público.
• Favorece la fidelización de clientes.
• Promueve la cultura de empresa

9 Pasos para organizar tu evento de empresa

Para organizar eventos corporativos exitosos, lo más recomendable es seguir una serie de pasos importantes. Y hay una palabra mágica que resume el conjunto de todos estos pasos: planificación. A continuación encontrarás los pasos a seguir durante el proceso de planificación.

Define los objetivos que quieres conseguir

Es el primero de todos los pasos y quizá el más importante. Debes tener muy claro que, antes de preguntarte cómo organizar un evento corporativo, es imprescindible que sepas cuál es el objetivo que buscas para tu empresa.

Piensa que el público asistente es donde debes dirigir tu atención. Crea una lista donde apuntes las cosas que crees que esperan los asistentes y asegúrate de que no falten en el evento.

Establece un presupuesto

A la hora de elaborar el presupuesto tienes que tener en cuenta todos los gastos posibles de tu evento de empresa. Es fundamental que pongas límites a dicho presupuesto para no gastar más de la cuenta.

Trata siempre de minimizar los gastos y negociar bien los precios si es posible. De esta manera es más fácil disponer de recursos suficientes para cubrir todas las necesidades.

Define tu público objetivo

Ahora toca hacer una lista del público objetivo que quieres que acuda al evento. Puede tratarse, por ejemplo, de un acto para un cliente (por lo que necesitas elaborar una lista específica de invitados) o bien de un acto interno para tus compañeros de empresa.

Definir el público asistente permite que puedas centrarte en elegir correctamente el material y los servicios que van a hacer falta.

Establece la identidad de marca del evento

Tener un estilo determinado implica que tu marca esté presente, de manera clara y coherente, en todo momento durante la duración del evento corporativo. Asegúrate de que sea fácil de entender por parte de los invitados quién ha organizado el evento.

Si los asistentes al evento, clientes potenciales muchos de ellos, están familiarizados con la marca, será más fácil que la recuerden y que en el futuro terminen realizando una compra.

Elige fecha y lugar de tu evento corporativo

Obviamente, a quien le toca organizar un evento corporativo trata de elegir normalmente un lugar atractivo para los clientes o compañeros de trabajo. Lo suyo es que el sitio elegido tenga una temática acorde con el objetivo del acto.

En cuanto a la fecha, debes evitar celebrarlo en festivos importantes que reduzcan la asistencia al mismo. Reservar el lugar con suficiente antelación evita posibles complicaciones de última hora.

Crea una guía de actividades

Debes elegir cuidadosamente las actividades a realizar por los asistentes. Por ello tienes que estudiar bien las pautas que aportan los clientes para lograr así los objetivos que previamente definiste. Es el camino para tratar de alcanzar la mayor rentabilidad posible.

La guía puede recoger actividades como mesas redondas, escape rooms, actividades deportivas, sesiones de coaching o juegos como el Business Trivial destinado a fomentar la integración grupal.

Prepara un plan B de emergencia para tu evento corporativo

Cuando organizas un evento de empresa, deberías tener siempre un plan B de emergencia. Se trata de ese providencial as en la manga que puedes sacar en caso de que las cosas se compliquen y no quieras quedar mal con los asistentes.

Disponer de él significa que estás implicado en tu trabajo y tienes recursos para lidiar con situaciones adversas e imprevistas. La planificación previa vuelve a ser básica. Hay que prever posibles inconvenientes y tener alternativas si falla la primera opción preparada.

Trabaja en una estrategia de comunicación y difusión

Entre los diferentes pasos para organizar un evento corporativo, la estrategia de marketing resulta fundamental. Debes despertar el entusiasmo de los asistentes antes de la celebración del evento.

Para ello están los correos electrónicos, la creación de contenido y las redes sociales para darlo a conocer. Una campaña de marketing coherente y bien gestionada facilitará un evento atractivo y exitoso.

Pide feedback a los asistentes después del evento

Pasado el evento es importante enviar correos de agradecimiento a los asistentes y hacer encuestas para conocer su experiencia. Constituye una magnífica manera de mantener el contacto, aprender y mejorar con el feedback directo.

Conclusiones

Organizar eventos corporativos es una tarea delicada que requiere una cuidadosa planificación previa si aspiras a que el resultado final sea un éxito. Tienes que ir un paso por delante y tener siempre un plan B para hacer frente a situaciones inesperadas.

Las recomendaciones que te hemos indicado te ayudarán a lograr que tu misión consiga los objetivos establecidos: dejar contentos a los asistentes, convirtiendo potenciales clientes en clientes y, si es un evento interno, fomentando la cultura de empresa y el compromiso de tus compañeros con ella.